Zoom連携方法
調整アポでは、Zoomと連携することで、予約受付型の予約ページから登録された場合、ZoomのWEB会議URLを発行して、連携カレンダーに予定を登録することが可能です。
もくじ
注意事項
Zoom連携・連携解除の方法
Zoom連携の方法
「アプリを承認できません」と表示される場合
Zoom連携解除の方法
予約ページの詳細設定でZoomを選択
Zoomミーティングのホスト
パーソナルミーティングIDの記載
ミーティングパスワードの表記有無
注意事項
Zoom連携の有効期限について
約90日間、以下「トークンが更新される操作」が行われずZoom連携のトークンが期限切れになった場合、予約ページの詳細設定のメンバー一覧に警告マーク（!）が表示されます。その場合は、該当社員でZoomの再連携を行ってください。
▼トークンが更新される操作
・調整アポ経由でその社員のZoomアカウントを使用してZoomミーティングのURLを発行
・Zoom連携の連携を解除し、再連携を行う
予約ページがWeb会議Zoomのとき、Zoom連携が必要な社員
予約ページの参加者になる社員は、それぞれ別のZoomアカウントでZoom連携をしてください。（Zoomアカウントを使いまわすと、正常にWEB会議URLが発行できません）
ただし、予約ページの「参加ルール」によって、参加者全員がZoom連携不要なケースもあります。
予約ページの設定で「Web会議プラットフォーム」がZoomのとき、Zoom連携が必要な社員は以下の通りです。
▼参加ルールが「全員参加」
参加者のうち誰か1人以上でZoom連携が必要です。
▼参加ルールが「誰か１人が参加」
参加者全員でZoom連携が必要です。
▼「さらに詳細な参加ルール」で「必須参加者」を追加している場合
必須参加者のうち誰か1人以上でZoom連携が必要です。
▼「さらに詳細な参加ルール」で「必須参加者」を追加していない場合
任意参加者の全員でZoom連携が必要です。
Zoom連携・連携解除の方法
各社員様で予約ページの設定画面にログインして、右上にあるアイコンをクリックし、「外部連携」を選択します。
Zoom連携の方法
CheckZoomミーティング無料版ではZoom側でAPIを提供していないため、ご利用いただけません。
Check1つのZoomアカウントを複数のRECEPTIONISTアカウントに連携しないでください。Zoomアカウントを使い回してしまうと、正常にWeb会議URLが発行できません。
Check調整アポで発行されるZoom URLは、Zoom側の設定の「ミーティング開始時にミーティング要約を自動的にオンにする」に対応していません。
1.外部連携の画面から、Zoom右側の「接続」ボタンを押します。
2.Zoomのログイン画面が表示されますので、ご自身のZoomアカウントでログインしてください。
Check「アプリを承認できません」と表示される場合
Zoom側の設定によって、Zoom管理者で事前承認が必要となっております。「事前に承認をとるためのリクエスト」ボタンをクリックしてください。「リクエスト済み」となりますので、Zoom管理者の承認をお待ちください。
＜Zoom管理者の作業＞
Zoom管理者にメールが届きますので文面の指示に沿って、ユーザー単位で事前承認（pre-approve）を行います。
メールが届かない場合、下記のURLからRECEPTIONISTを「Pre-approve」してください。
https://marketplace.zoom.us/user/requests
※アカウント（テナント）単位での承認となります。
3.RECEPTIONIST（調整アポ）に許可する内容が表示されますので、「Allow」をクリックします。
Tips上記画像内のRECEPTIONIST（調整アポ）に許可する内容の日本語訳になります。
■アプリは以下情報を取得できます
・Profile & Contact Information（プロフィールと連絡先情報）
ユーザー名、表示名、写真、電子メール アドレス、電話番号、求人情報、指定されたロケール、アカウント、ユーザー ID、アカウントまたはユーザーによって追加された連絡先リストが含まれる場合があります (これには、ユーザーがサードパーティ アプリからインポートした連絡先情報が含まれる場合あり）、その他のプロフィール情報。
・Settings（設定）
環境設定と設定には、パスコードまたは待機室が必要かどうか、許可されるイベントの収容人数、画面共有設定、その他の設定と構成情報が含まれる場合があります。
・Product Usage（プロダクトの使用方法）
ユーザーとそのデバイスが Zoom 製品とどのようにやり取りするかに関する情報。これには、参加者がいつ参加/退席するか、参加者がメッセージを送信したかどうか、メッセージを送信する相手、パフォーマンス データ、その他の使用状況情報と指標が含まれる場合があります。
■アプリで以下情報を管理できます
・Participants（参加者）
参加者を管理します。これには、参加者を特定の小会議室に割り当てたり、セッションの通訳を指定したりすることが含まれます。
・Content（コンテンツ）
Zoom エクスペリエンスのコンテキストで生成されたコンテンツと情報を管理します。これには、音声、ビデオ、メッセージ、会議名またはチャット名、議題、文字起こし、アンケートや Q&A への回答などが含まれます。
・Registration & Sheduling（登録とスケジュール）
登録情報を管理します。これには、Zoom エクスペリエンスのスケジュール設定や登録者の追加または削除が含まれる場合があります。
4.正常にログインできると、外部連携画面で連携されたメッセージが表示され、Zoomの右側が「接続解除」の表示になります。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
Zoom連携解除の方法
1.外部連携の画面から、Zoom右側の「接続解除」ボタンを押します。
2.連携解除されたメッセージが表示され、Zoomの右側が「接続」の表示に戻ります。
( 画像をクリックすると拡大表示します )
予約ページの詳細設定でZoomを選択
予約ページの「詳細設定」＞「会議」で、以下のように設定してください。
・会議形態：Web会議
・Web会議プラットフォーム：Zoom
その後、お客様（ゲスト）に予約ページURLを渡していただき、日程調整を行ってください。お客様（ゲスト）が予約ページから予約したタイミングで、ZoomのWEB会議URLが発行されます。
ZoomのWEB会議URLは、以下で確認できます。
・お客様（ゲスト）に送られる予約確定メール
・担当者（予約ページのメンバー）に送られる予約確定メール
・連携カレンダー上の予定
・調整アポ画面の予約一覧
Zoomミーティングのホスト
参加ルールが「全員が参加」の場合
予約ページの詳細設定のメンバー一覧で、「会議に参加」にチェックありのうち、一番上の人が連携しているZoomアカウントがZoomのホストになります。
その方がZoom連携していない場合、「会議に参加」にチェックありで、Zoom連携している人がZoomミーティングのホストになります。
参加ルールが「誰か1人が参加」の場合
予約された該当の予定に参加するメンバーが連携しているZoomアカウントがZoomミーティングのホストになります。
パーソナルミーティングIDの記載
Zoom側の「ミーティングのスケジュール時にパーソナル ミーティング ID を使用する」がONの場合、Web会議ミーティングIDの欄に「パーソナルミーティングID」が記載されます。
OFFの場合、都度発行されるミーティングIDが記載されます。
Tipsパーソナル ミーティング ID（PMI）を使用する(Zoom)
例：予約確定メール
Tips予約確定メールの他、リマインドメール、連携カレンダーに登録される予定等にも反映されます。
ミーティングパスワードの表記有無
Zoom側の「招待リンクにパスコードを埋め込む：ON／OFF」の設定によって、ミーティングパスワードの表記が以下の通り変わります。
【招待リンクにパスコードを埋め込みます：ON】の場合
発行されたZoomのWEB会議URLの中にパスワードが含まれているため、別途パスワード表記はされません。
そのままクリックいただくことで、ZoomのWEB会議が開始できます。
▼Zoom側の設定
▼ホスト宛に届くメール
( 画像をクリックすると拡大表示します )
▼ゲスト宛に届くメール
( 画像をクリックすると拡大表示します )
連携カレンダー上に登録された予定内にも、パスワードを含んだZoomのWEB会議URLが載ります。
【招待リンクにパスコードを埋め込みます：OFF】の場合
発行されたZoomのWEB会議URLとは別に、パスワード項目にて記載されます。
WEB会議URLをクリックした後に、そのパスワードを入力いただくことで、ZoomのWEB会議が開始できます。
▼Zoom側の設定
▼ホスト宛に届くメール
( 画像をクリックすると拡大表示します )
▼ゲスト宛に届くメール
( 画像をクリックすると拡大表示します )
連携カレンダー上に登録された予定内にも、ZoomのWEB会議URLとは別にパスワードが載ります。
以上、Zoom連携を行ってWEB会議URLを発行する流れの説明となります。
ぜひご活用ください。
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