Zoom連携方法

調整アポでは、Zoomと連携することで、予約受付型の予約ページから登録された場合、ZoomのWEB会議URLを発行して、連携カレンダーに予定を登録することが可能です。

 

もくじ

予約ページの設定でWeb会議Zoomのとき、Zoom連携が必要な社員
Zoom連携・連携解除の方法
Zoom連携の方法
「アプリを承認できません」と表示される場合
Zoom連携解除の方法
予約ページの詳細設定でZoomを選択
Zoomミーティングのホスト
ミーティングパスワードの表記有無

 

予約ページがWeb会議Zoomのとき、Zoom連携が必要な社員

予約ページの参加者になる社員は、それぞれ別のZoomアカウントでZoom連携をしてください。(Zoomアカウントを使いまわすと、正常にWEB会議URLが発行できません)
ただし、予約ページの「参加ルール」によって、参加者全員がZoom連携不要なケースもあります。
予約ページの設定で「Web会議プラットフォーム」がZoomのとき、Zoom連携が必要な社員は以下の通りです。
 

▼参加ルールが「全員参加」
参加者のうち誰か1人以上でZoom連携が必要です。

 
▼参加ルールが「誰か1人が参加」
参加者全員でZoom連携が必要です。

 

▼「さらに詳細な参加ルール」で「必須参加者」を追加している場合
必須参加者のうち誰か1人以上でZoom連携が必要です。
 

▼「さらに詳細な参加ルール」で「必須参加者」を追加していない場合
任意参加者の全員でZoom連携が必要です。
 

 

Zoom連携・連携解除の方法

 

各社員様で予約ページの設定画面にログインして、右上にあるアイコンをクリックし、「外部連携」を選択します。

 

 

Zoom連携の方法

CheckZoomミーティング無料版ではZoom側でAPIを提供していないため、ご利用いただけません。
Check1つのZoomアカウントを複数のRECEPTIONIST社員アカウントに連携しないでください。Zoomアカウントを使い回してしまうと、正常にWeb会議URLが発行できません。必ずRECEPTIONISTアカウントごとに異なるZoomアカウントで連携をお願いします。

 

 

外部連携の画面から、Zoom右側の「接続」ボタンを押します。

 

 

Zoomのログイン画面が表示されますので、ご自身のZoomアカウントでログインしてください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 
Check「アプリを承認できません」と表示される場合

 

Zoom側の設定によって、Zoom管理者で事前承認が必要となっております。「事前に承認をとるためのリクエスト」ボタンをクリックしてください。「リクエスト済み」となりますので、Zoom管理者の承認をお待ちください。



<Zoom管理者の作業>
Zoom管理者にメールが届きますので文面の指示に沿って、ユーザー単位で事前承認(pre-approve)を行います。
メールが届かない場合、下記のURLからRECEPTIONISTを「Pre-approve」してください。
https://marketplace.zoom.us/user/requests
※アカウント(テナント)単位での承認となります。

 
 
 

正常にログインできると、外部連携画面で連携されたメッセージが表示され、Zoomの右側が「接続解除」の表示になります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Zoom連携解除の方法

外部連携の画面から、Zoom右側の「接続解除」ボタンを押します。

 

 

連携解除されたメッセージが表示され、Zoomの右側が「接続」の表示に戻ります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

予約ページの詳細設定でZoomを選択


 

予約ページの「詳細設定」>「会議」で、以下のように設定してください。
 
・会議形態:Web会議
・Web会議プラットフォーム:Zoom
 

 
その後、お客様(ゲスト)に予約ページURLを渡していただき、日程調整を行ってください。お客様(ゲスト)が予約ページから予約したタイミングで、ZoomのWEB会議URLが発行されます。
ZoomのWEB会議URLは、以下で確認できます。
 
・お客様(ゲスト)に送られる予約確定メール
・担当者(予約ページのメンバー)に送られる予約確定メール
・連携カレンダー上の予定
・調整アポ画面の予約一覧

 

 

Zoomミーティングのホスト

参加ルールが「全員が参加」の場合

予約ページの詳細設定のメンバー一覧で、「会議に参加」にチェックありのうち、一番上の人が連携しているZoomアカウントがZoomのホストになります。
その方がZoom連携していない場合、「会議に参加」にチェックありで、Zoom連携している人がZoomミーティングのホストになります。
 

参加ルールが「誰か1人が参加」の場合

予約された該当の予定に参加するメンバーが連携しているZoomアカウントがZoomミーティングのホストになります。

 

 

ミーティングパスワードの表記有無

Zoom側の「招待リンクにパスコードを埋め込む:ON/OFF」の設定によって、ミーティングパスワードの表記が以下の通り変わります。

 

【招待リンクにパスコードを埋め込みます:ON】の場合

発行されたZoomのWEB会議URLの中にパスワードが含まれているため、別途パスワード表記はされません。
そのままクリックいただくことで、ZoomのWEB会議が開始できます。

 

▼Zoom側の設定

 

 

▼ホスト宛に届くメール

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼ゲスト宛に届くメール

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

連携カレンダー上に登録された予定内にも、パスワードを含んだZoomのWEB会議URLが載ります。

 

 

【招待リンクにパスコードを埋め込みます:OFF】の場合

発行されたZoomのWEB会議URLとは別に、パスワード項目にて記載されます。
WEB会議URLをクリックした後に、そのパスワードを入力いただくことで、ZoomのWEB会議が開始できます。

 

▼Zoom側の設定

 

 

▼ホスト宛に届くメール

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼ゲスト宛に届くメール

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

連携カレンダー上に登録された予定内にも、ZoomのWEB会議URLとは別にパスワードが載ります。

 

 

 

以上、Zoom連携を行ってWEB会議URLを発行する流れの説明となります。
ぜひご活用ください。