Microsoft365連携方法

調整アポはMicrosoft365と連携することが可能です。
連携は「クラウド版のMicrosoft365」にのみ対応しています。

 

 

もくじ

Microsoft365の連携方法
Microsoft365連携時に「管理者の承認が必要」と表示された場合
Microsoft365連携時の注意点
Microsoft365連携でできること
TipsMicrosoft365とのシステム連携イメージはこちら

 

 

Microsoft365の連携方法

1.予約ページの設定画面にログインして、右上にあるアイコンをクリックし、「外部連携」を選択します。

 

2.タブ「外部連携」を選択し、Microsoft 365の「接続」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.Microsoftアカウントのログイン画面が表示されますのでログインしてください。すでにログイン済の場合は、Microsoftアカウントの選択画面が開きますので、連携したいアカウントを選択してください。

 

4.RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「承諾」ボタンをクリックします。
 
Check「要求されているアクセスを許可」の画面が表示されず、「管理者の承認が必要」の画面が表示されたときはこちらをご覧ください。


 

5.連携が正常に完了すると「Outlookカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。
appointment4-Outlook

 

 

6.Microsoft 365が「接続解除」になっていれば、連携されています。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

これでMicrosoft365連携は完了です。

 

 

Microsoft365連携時に「管理者の承認が必要」と表示された場合

右のような画面が表示され、アクセス許可の承諾画面が表示されない場合、以下の【1】【2】のいずれかをご対応ください。
o365_consentagreement
【1】Microsoft365の「アプリに対するユーザーの同意」の設定
1.Microsoft365管理者でMicrosoft365管理センターにサインイン。
2.[すべて表示] > [設定] > [組織設定] > タブ[サービス]の[アプリに対するユーザーの同意] でチェックをして[保存]。
 
※Microsoft365の仕様上、保存してから反映までお時間がかかる場合がございます。


【2】RECEPTIONISTにMicrosoft365管理者を社員追加し、Microsoft365と連携。
1.RECEPTIONIST管理者でRECEPTIONIST管理画面の「社員情報」からMicrosoft365管理者を社員追加。
2.Microsoft365管理者でRECEPTIONIST管理画面にログインし、上記「Microsoft365の連携方法」を行う。
3.連携時に「組織の代理として同意する」にチェックをする。
 

上記で他のRECEPTIONISTアカウントもMicrosoft365連携していただけるようになります。
※Microsoft管理者のRECEPTIONISTアカウントが不要な場合は、[社員情報]から削除してください。


 

Microsoft365連携時の注意点

メールアドレスについて

調整アポ上で登録している社員のメールアドレスと、連携するMicrosoft365アカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。

 

▼調整アポ上のメールアドレス
appo-tips1-2
▼Microsoft365アカウントのメールアドレス
appo-tips2-2

 

外部連携について

Google WorkspaceとMicrosoft365の同時連携はできませんので、ご注意ください。
TipsGoogle WorkspaceとZoomの同時連携、Microsoft365とZoomの同時連携はしていただけます。
 

例えば、Microsoft365と連携して登録したアポイントメントを、Google Workspaceと連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Microsoft365と連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Microsoft365と連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 
 
 

Microsoft365連携でできること

Outlookカレンダーに予定を自動登録
日程確定時にMicrosoft TeamsのURLを自動発行
【候補提案型】アポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能
【候補提案型】担当者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

 

 

Outlookカレンダーに予定を自動登録

予約受付型

お客様が予約ページから予約完了時に、Outlookカレンダーに予定が自動登録されます。

候補提案型

アポイントメント作成時にOutllokカレンダーに仮予約が登録され、お客様が日程調整URLから日時を確定しますと、仮予約が削除され、予定が自動登録されます。

 

TipsOutlookカレンダーの予定のタイトル(候補提案型)
・アポ作成時に登録した会議タイトル名で登録されます。
・受付コードを発行した場合は、来訪: 会議タイトル名 で登録されます。
・会議タイトル未設定の場合は、お客様の社名:氏名が登録されます。

Outlookカレンダー連携で登録された予定

 
 

日程確定時にMicrosoft TeamsのURLを自動発行

予約受付型

予約ページの設定で会議形態を「Web会議 (Web会議URLを発行します)」にした場合、お客様が予約ページから予約完了時にMicrosoft TeamsのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内されます。Outlookカレンダーの予定からもMicrosoft TeamsのURLをご確認いただけます。

 

候補提案型

アポイントメント作成時に「WEB会議URLを発行する」にチェックした場合、お客様が日程調整URLから日時確定時にMicrosoft TeamsのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内されます。Outlookカレンダーの予定からもMicrosoft TeamsのURLをご確認いただけます。
 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例)[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 


( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)株式会社テスト:三田花子様

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

【候補提案型】アポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能

 

アポイントメント作成時にOutlookカレンダーの会議室情報(リソース情報)も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Outlookカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

 

右の図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室(リソース)のみ表示されます。
Outlookカレンダーで会議室の空き状況チェック

【候補提案型】担当者として登録した社員がOutlookカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に担当者として登録した社員が事前にMicrosoft365連携をしておけば、その社員の方のOutlookカレンダーにも予定が登録されます。
Outlookカレンダー連携で登録された社員予定

 

 
日々の日程調整にかかる時間を大幅に削減できますので、ぜひご利用ください!