【予約受付型】複数人調整(3社間以上の日程調整)の方法

この機能は、Google Workspace連携(個別認証)のみでご利用いただけます。

 

調整アポの予約受付型として、3社以上で日程調整するために利用する複数人調整ページを作成する手順です。

 

 

もくじ

前提条件
複数人調整ページのURLを発行する
複数人調整ページURLをコピーし、お客様にお渡しする
候補日を確認する/日時を確定する
予約をキャンセルする

 

 

前提条件

1.Google Workspace(個別認証)のみ対応しています。
Microsoft365、Garoon、Google Workspace(全体認証)でカレンダー連携している場合は、複数人調整ページはご利用できません。
※今後順次対応予定です。
 

2.一部の設定以外は、該当の予約ページの設定内容が反映されます。
基本的には、予約ページの設定内容がそのまま複数人調整ページにも反映されます。
ただし、以下の設定のみ、複数人調整ページURL発行時に設定する項目が優先されて反映されます。
 ・件名
 ・説明文
 ・時間枠
 ・時間枠区切り(30分固定になります)
 ・候補日の選択範囲(該当の予約ページの設定範囲に関係なく指定可能)
 ・候補日入力完了文
 

3.タイムゾーンは日本時間のみ対応しています。
ゲストが複数人調整ページから、候補日を複数選択する場合、表示されるタイムゾーンは「UTC+9:00 Asia/Tokyo」固定になります。
他のタイムゾーンは選択できません。
 

4.予約フォームの「入力フィールド項目」について、入力内容が予約一覧には表示されません。
入力フィールド項目を個別に追加いただいて、複数人のゲストがそれぞれ入力いただくことは可能ですが、入力結果を調整中一覧、予約一覧から確認することはできません。
※ゲストが候補日を登録したタイミングで、送られてくるメールでのみ確認は可能です。
 

5.予約フォームの「お客様の同席者」には、対応しておりません。
調整するゲストが、同席者を追加できる項目がありますが、この同席者の機能には、対応しておりません。
同席者が必要な場合には、その同席者の方にも、調整用ページから候補日を入力いただき日程調整する想定です。
 

6.Salesforce連携には、対応しておりません。
Salesforce連携による以下の連携には、対応しておりません。
 ・新規リードを自動作成する
 ・新規行動を自動作成する
 ・予約フォームのフィールドと連携させる
 

 

複数人調整ページのURLを発行する

予約ページ設定のダッシュボード画面から操作を行います。

 
 
1.
ダッシュボード画面で、予約ページの右側にある「複数人調整」ボタンをクリックします。

 

2.

プルダウンから「複数人調整URL発行」を選択します。

 
3.
複数人調整のページに必要な各項目を設定します。

 

①件名

複数人調整ページのタイトルになります。
お客様(ゲスト)が候補日を選択するページに表示されます。


②説明文

複数人調整ページの説明文になります。
お客様(ゲスト)が操作する予約ページに表示されますので、概要や補足説明を入力してください。
Tips 改行して表示することも可能です。

③時間枠

会議の時間を、30分、60分、90分から選択します。

Check「時間枠区切り」は30分固定です。会議時間を60分、90分で選択した場合も、時間の選択枠は30分間隔で表示されます。

④候補日の選択範囲

お客様が候補日を選択できる期間です。
今日から1ヶ月後までの範囲で指定します。

⑤候補日入力完了文

お客様が候補日を確定後の画面に表示されます。

 

設定が終わりましたら、「ゲスト複数人調整URLを発行」ボタンをクリックしてURLを発行します。

 

 

 

4.

URLをコピーして、作成した複数人調整ページが表示されていることを確認しましょう。

 
 

複数人調整ページURLをコピーし、お客様にお渡しする / 複数人調整ページから予約する流れ

複数人調整ページの設定ができたら、その予約ページのURLをお客様(ゲスト)にお渡し、日程調整をしてみましょう。

 

> 複数人調整の予約ページから候補日を登録する流れ
 
 

URLをコピーする方法は以下2つがあります。

・複数人調整URLを発行後に表示される画面でURLをコピーする
・調整中一覧からコピーする

 


 

Check予約ページから予約できない・エラーが表示される場合は、こちらをご覧ください。
Check予約ページの時間枠が予約可能にならない、予約不可にならない場合は、こちらをご覧ください。
 

 

候補日を確認する/日時を確定する

ゲストが複数人調整ページから選択した候補日を確認して、ホストがその候補日の中から日時を確定します。

 

 

1.

ダッシュボード画面で、予約ページの「複数人調整」から「調整中一覧」をクリックします。

 

 

2.
確認したい複数人調整ページの「日時を確定する」をクリックします。

Checkゲストが1人も候補日を選択していない場合は「日時を確定する」をクリックすることができません。

 

3.

ゲストが候補日を選択している時間枠では、選択した人数が表示されます。
クリックすると、参加可能な社員とゲストの情報を確認することができます。

 

Tipsゲストが候補日を入力した後に、担当者に予定が入った場合は「予定あり」と表示されます。
クリックすると重複している予定を確認することができます。


 

 

4.

会議を開催したい時間枠にカーソルを合わせて、「この日時で確定する」をクリックします。

 

 

5.

会議の内容を確認して、「日時を確定し、お客様にメールを送信」をクリックします。

 

 

6.
日時を確定すると、ゲストが候補日を選択したときに入力したメールアドレス宛に日程確定のメールが届きます。

調整中一覧から複数人調整ページは削除され、予約ページ一覧に予約内容が表示されます。

参考:【予約受付型】予約一覧・予約キャンセル

 

予約をキャンセルする

日時を確定する前にキャンセルする

調整中一覧の右端「・・・」をクリックします。
「この日程調整をキャンセルする」より、キャンセルします。

 

 

キャンセルの旨を、候補日を選択したお客様、担当者(参加者・代理調整者)にメールで通知されます。
 
 

日時を確定した後にキャンセルする

ダッシュボードで、予約ページの右端の「・・・」から「予約一覧」をクリックして削除します。

参考:予約の削除、キャンセル方法