Salesforce連携方法

この機能は、エンタープライズプラン以上でご利用いただけます。

チーム用の予約ページでのみでご利用いただけます。

 

Salesforceと連携することで、お客様が予約ページから予約確定後、Salesforce上に新規リードの作成。または登録済みのリード・取引先責任者に対して、新規行動を自動的に作成することができます。

 

Salesforceと連携して、各予約ページごとに
・新規のお客様として、リードを新規作成
・既存のお客様として、リードまたは取引先責任者に新規行動を作成
の設定を行うことが可能です。

 

さらにプレミアムプランでは、
・【予約フォームの入力フィールド】と【Salesforce上のフィールド】の連携
も可能です。
該当の予約ページからお客様が予約確定すると、予約フォームに入力された値が、対応するSalesforceのリードのフィールドに保存されます。

 

 

もくじ

【1】~【3】の手順でSalesforce連携を行ってください。
【1】Salesforce側での事前設定
【2】調整アポ側での連携方法
【3】予約ページごとの設定方法
Salesforce連携でできること

 

 

【1】Salesforce側での事前設定

1.

システム管理者権限をお持ちのアカウントでSalesforceにログインし、右上の歯車のアイコンを押して、設定を開いてください。
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2.

設定で「プラットフォームツール」>「アプリケーション」>「アプリケーションマネージャ」で「新規接続アプリケーション」(右上)を押して下さい。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

3.

基本情報内の「接続アプリケーション名」と「API 参照名」と「取引先責任者 メール」をそれぞれ入力します。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

Item Name Detail
接続アプリケーション名 任意の文字列
(例:RECEPTIONIST)
API参照名 任意の文字列
(例:RECEPTIONIST)
取引先責任者 メール 設定しているご自身のメールアドレスをご入力ください。

 

 

4.
API (OAuth 設定の有効化)項目で、以下3箇所を設定します。
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Item Name Detail
① OAuth 設定の有効化 チェックを入れます。
② コールバック URL 以下URLを入力してください。
https://app.receptionist.jp/visitor_setting
③ 選択したOAuth範囲 以下2つを選択してください。
・「データへのアクセスと管理(api)」
・「ユーザに代わっていつでも要求を実行(refresh_token,offline_access)」

 

 

5.

下部の「保存」をクリックします。
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新規接続アプリケーションの確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックしてください。
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

6.
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

表示された「接続アプリケーションを管理する」画面の、
① コンシューマ鍵
② コンシューマの秘密
の2点をコピーして手元に控え、アプリが有効になるまで10分程度待ちます

 
 

Checkリードのカスタム項目で、必須項目かつデフォルト値が未設定の項目がある場合
以下手順でデフォルト値を設定してください。必須項目かつデフォルト値が未設定場合、予約確定時にエラーになります。
 
Salesforce>右上の「歯車マーク」>「設定」>「オブジェクトマネーシャ」>「リード」>「項目とリレーション」>項目を選択>「必須項目」にチェックありの場合、「デフォルト値」を設定。

 

 

Salesforce側の事前設定は以上となります。
続いて、調整アポ側の設定を行いましょう。

 

 

【2】調整アポ側での連携方法

7.

Salesforceの設定を行った10分経過後、SalesforceからログアウトせずにRECEPTIONIST管理画面を開きます。

 

管理者メニュー>来訪者設定>「来訪者連携」タブの「Salesforce」右側の「・・・」をクリックします。

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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

8.

6の手順で控えた、
①「コンシューマ鍵」
②「コンシューマの秘密」
を、それぞれコピー&ペーストし「Salesforceに接続する」をクリックします。
Checkこのとき、上記6のとおりSalesforceからはログアウトせずログインした状態で接続をおこなってください
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( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

アクセス許可画面が表示された場合は、「許可」をクリックします。
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連携完了の表示が行われます。
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Checkエラー表示が出る場合
・作成したアプリが有効になっていない可能性があります。10分程度時間を置いて再度お試しください。
・入力した「鍵」もしくは「秘密」に誤りがある可能性があります。コピー内容に誤りがないかご確認ください。

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お疲れさまでした!
以上でSalesforceとの連携設定は完了です。

 

後は、予約ページごとに機能を有効にするだけです。

 

 

【3】予約ページごとの設定方法

各予約ページごとに、Salesforce連携を制御することができます。
Check 個人用の予約ページではご利用になれません。チーム用の予約ページにてご利用くださいませ。
 
9.
予約ページの設定画面を開きます。

 

 

ダッシュボード画面で、左上のタブを選択して、表示された予約ページの右側にある「詳細設定」ボタンを押しましょう。

 

 
10.
左側メニューの「Salesforce」>用途に合わせて各項目にチェック>「変更を保存」をクリックします。

Item Name Detail
① 新規リードを自動作成する 該当の予約ページからお客様が予約確定すると、入力されたお客様のメールアドレスと一致するリードまたは取引先責任者が存在しない場合に限り、新規リードを自動作成します。
② 新規行動を自動作成する 該当の予約ページからお客様が予約確定すると、入力されたお客様のメールアドレスと一致するリードまたは取引先責任者に、新規行動を自動作成します。
※リード > 取引先責任者の順で、どちらかにのみ作成されます
③ 予約フォームのフィールドと連携させる 【予約フォーム入力フィールド】と【Salesforceフィールド】を連携させます。該当の予約ページからお客様が予約確定すると、予約フォームに入力された値が、対応するSalesforceのリードのフィールドに保存されます。
Tips予約フォーム入力フィールドの設定方法
TipsSalesforce側のフィールド名の確認方法
Checkこの機能はプレミアムプランのみ対応しております。
CheckSalesforceフィールドのデータ型が「選択リスト」の場合の注意点

 

Tips チェックを付けた項目については、それぞれ単独で機能いたします。
各項目のチェック有無によって、動作する仕組みは以下の通りです。


( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Check [入力されたお客様のメールアドレス] とは、初期設定で表示されるメールアドレスの項目になります。
個別に追加した入力フィールドのメールアドレスでは機能しませんので、ご注意くださいませ。


 

「予約フォームの入力フィールドと連携させる」がチェックを付けたとき

自動でリード作成時に、どの「予約フォーム入力フィールド」をどの「Salesforceフィールド」に保存させるか設定しましょう。
「Salesforceフィールド」の鉛筆マークをクリックすると、「予約フォーム設定」の画面に遷移します。
Tips「予約フォーム設定」の設定方法はこちら

 

「Salesforce側のフィールド名」を入力し、「変更を保存」をクリックします。
文字を入力すると、その文字が含まれるフィールド名が検索されますので、その中から該当のフィールド名を選択すると便利です。
Tips Salesforce側のセキュリティレベルの設定などによっては検索できない場合もあります。その場合はフィールド名を直接入力してください。
Tips 左側メニューの「入力フィールド設定」>「追加したフィールドの鉛筆マーク」からでも、この画面を表示できます。

Salesforce側のフィールド名の確認方法

1.Salesforceにシステム管理者権限のアカウントでログイン>「歯車マーク」>「設定」をクリックします。
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2.「オブジェクトマネージャー」>「リード」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.「項目とリレーション」>「項目とリレーション」一覧の「項目名」Salesforce側のフィールド名になります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

Salesforceフィールドのデータ型が「選択リスト」の場合の注意点

予約時に予約フォームに入力した値とSalesforceフィールドの選択肢が一致しない場合は、予約フォームに入力した値がSalesforceに保存されません。
そのため、予約フォームの ラジオボタン・ドロップダウン・チェックボックス と、Salesforce上の 選択リスト・選択リスト(複数選択) を連携する場合には、同じ選択肢を設定させることをおすすめします。
 

Check 例)以下の場合、予約フォームで「Google Chat」を選択された場合、Salesforce上にその選択肢が存在しないため、この項目はSalesforceに保存できません。

【予約フォーム】
ラジオボタン・ドロップダウン・チェックボックスの選択肢
【Salesforce上】
選択リスト・選択リスト(複数選択)の選択肢
・Slack
・Chatwork
・Microsoft Teams
・Google Chat
・Slack
・Chatwork
・Microsoft Teams

 

 

これで設定は完了です。
後は、該当の予約ページからお客様が予約確定すると、設定を行った通りに連携が可能です。

 

 

Salesforce連携でできること

連携設定を行った予約ページから、お客様が予定確定すると、Salesforce上に自動で新規リードまたは新規行動が作成されます。
さらに、予約フォームの入力フィールドと連携させることも可能です。
 

 

お客様が予定確認したタイミングで、Salesforceへ連携されます。



 

 

「新規リードを自動作成する」にチェックが付いている場合

Salesforce上のリードまたは取引先責任者に、お客様が入力したメールアドレスと一致する情報が無い場合には、新規のお客様として、新規リードが自動作成されます。
Tips リード所有者調整アポ側での連携方法(8) の操作時にSalesforceにログインしているアカウントになります。(Salesforce上に設定されている割り当てルールにも準拠されます)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 

「新規行動を自動作成する」にチェックが付いている場合

Salesforce上のリードまたは取引先責任者に、お客様が入力したメールアドレスと一致する情報がある場合のみ、既存のお客様として、新規行動が自動作成されます。
Tipsリード、取引先責任者 両方に情報がある場合には、リードにのみ新規行動が作成されます(両方には作成されません)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

Tips 「割り当て先」に指定されるSalesforceユーザーについて
確定された予定に参加する社員のメールアドレスが、Salesforce側のアカウントのメールアドレスと一致している場合には、そのSalesforce側のアカウントで設定されます。
※該当社員が複数人いる場合には、調整アポ設定画面のメンバー並び順で上から1名が設定されます。
※該当社員全員のメールアドレスがSalesforce側と一致していない場合は、Salesforce側での事前設定 で「接続アプリケーション」を作成したアカウントになります。

 

▼調整アポ設定画面のメンバー

▼新規行動の割り当て先

 

「予約フォームの入力フィールドと連携させる」にチェックが付いている場合

【予約フォーム入力フィールド】と【Salesforceフィールド】を連携できます。予約フォームに入力された値が、対応するSalesforceのリードのフィールドに保存されます。
Tipsプレミアムプラン限定の機能です。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

 
Salesforceで顧客管理や営業支援をされている場合には、スムーズにお客様の管理ができますので、ぜひご利用ください!