Google Workspace連携方法(個別認証)

調整アポはGoogle Workspace(G Suite)と連携することが可能です。
各社員、個人個人がGoogle Workspace(G Suite)と連携する方法をご案内いたします。
 

Tips全体認証(管理者様で組織全体での認証)をご希望の場合はこちら
 

 

もくじ

Google Workspaceの連携方法
Google Workspace連携時の注意点
Google Workspace連携でできること
 
TipsGoogle Workspaceとのシステム連携イメージはこちら

 

 

Google Workspaceの連携方法

 

1.予約ページの設定画面にログインして、右上にあるアイコンをクリックし、「外部連携」を選択します。

 

2.タブ「外部連携」を選択し、Google Workspaceの「接続」をクリックします。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

3.連携するGoogleアカウントを選択します。

 
4.RECEPTIONISTとの連携確認の画面が表示されますので、右下の「許可」ボタンをクリックします。

 

Check連携時にエラーになる場合は、こちらをご覧ください。

 

5.連携が正常に完了すると「Googleカレンダーと連携しました。」というメッセージが画面上部に表示されます。

Googleカレンダー連携4

 

6.Google Workspaceが「接続解除」になっていれば、連携されています。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

これでGoogle Workspace連携は完了です。

 
 

Google Workspace連携時の注意点

メールアドレスについて

調整アポ上で登録している社員のメールアドレスと、連携するGoogleアカウントのメールアドレスが一致している必要があります。
一致していない場合、カレンダー連携が正常に動作しない場合がありますので、ご注意くださいませ。
 

▼調整アポ上のメールアドレス
appo-tips1
▼Googleアカウントのメールアドレス
appo-tips2

外部連携について

Google WorkspaceとMicrosoft365の同時連携はできませんので、ご注意ください。
TipsGoogle WorkspaceとZoomの同時連携、Microsoft365とZoomの同時連携はしていただけます。
 

例えば、Google Workspaceと連携して登録したアポイントメントを、Microsoft365と連携している状態で変更・削除を行いますと、カレンダー連携に不整合が発生いたします。
そのため、Google Workspaceと連携して登録したアポイントメントを編集する場合には、Google Workspaceと連携している状態で変更・削除。といった同一の連携状態での操作をお願いします。

 

 

Google Workspace連携でできること

Googleカレンダーに予定を自動登録
日程確定時にGoogle MeetのURLを自動発行
【候補提案型】アポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能
【候補提案型】担当者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 
 

Googleカレンダーに予定を自動登録

予約受付型

お客様が予約ページから予約完了時に、Googleカレンダーに予定が自動登録されます。

 

候補提案型

アポイントメント作成時にGoogleカレンダーに仮予約が登録され、お客様が日程調整URLから日時を確定しますと、仮予約が削除され、予定が自動登録されます。

 

TipsGoogleカレンダーの予定のタイトル(候補提案型)
・アポ作成時に登録した会議タイトル名で登録されます。
・受付コードを発行した場合は、来訪: 会議タイトル名 で登録されます。
・会議タイトル未設定の場合は、お客様の社名:氏名が登録されます。

appointment-g1

 
 

日程確定時にGoogle MeetのURLを自動発行

予約受付型

予約ページの設定で会議形態を「Web会議 (Web会議URLを発行します)」にした場合、お客様が予約ページから予約完了時にGoogle MeetのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内されます。Googleカレンダーの予定からもGoogle MeetのURLをご確認いただけます。

 

候補提案型

アポイントメント作成時に「WEB会議URLを発行する」にチェックした場合、お客様が日程調整URLから日時確定時にGoogle MeetのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内されます。Googleカレンダーの予定からもGoogle MeetのURLをご確認いただけます。
 

▼お客様 宛て
メールタイトル
[担当者会社名]アポイントメントの日程が確定しました
例)[株式会社サンプル]アポイントメントの日程が確定しました

 

▼担当者 宛て
メールタイトル
[お客様の会社名]:[お客様名]様
例)株式会社テスト:三田花子様

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 

【候補提案型】アポイントメント作成時に、会議室(リソース情報)の空き状況が確認可能

 

アポイントメント作成時にGoogleカレンダーの会議室情報(リソース情報)も参照でき、さらには空き会議室のみ表示のため、Googleカレンダーよりも便利に予定を登録することが可能です。

 

右の図のように、アポイントメントを作成したい日時に空きがある会議室(リソース)のみ表示されます。
Googleカレンダーで会議室の空き状況チェック

 
 

【候補提案型】担当者として登録した社員がGoogleカレンダー連携をしている場合は、その社員のカレンダーにも自動で予定を登録

 

他の社員の方も参加されるアポイントメントの場合、アポイントメント作成時に担当者として登録した社員が事前にGoogle Workspace連携をしておけば、その社員の方のGoogleカレンダーにも予定が登録されます。
Googleカレンダー連携で登録された予定

 

 

 
日々の日程調整にかかる時間を大幅に削減できますので、ぜひご利用ください!