営業がパートナーやクライアントとの商談を日程調整する場合
営業が商談の日程を調整する際に活用できる、予約ページの設定例をご紹介します。
予約ページで日程調整するメリット
- お客様が予約ページからすぐに日程を確定できる(メールのやり取りが減る)
→お客様がアポを入れやすくなり、離脱を防止!
→日程確定までのスピードUPし、顧客満足度が向上! - 日程調整に必要な作業が自動化される
→人的ミスの防止!
→業務効率が向上し、営業活動にリソースを割ける!
→調整中の仮予定でカレンダーが埋まる心配がない
予約ページの作成方法と設定例
各営業メンバーが自分専用の予約ページ(個人用予約ページ)を作成します。
※個人用予約ページは、他の社員が代理で作成はできません。
1. 予約ページの新規作成
調整アポ画面にログインし、「新規予約ページ作成」をクリックします。
2. 「一般」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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①予約ページタイトル (必須) | ページ上部に表示される「アイコン」と「タイトル」を設定します。 タイトルには企業名、サービス名、担当者名などを含め、内容がわかりやすくなるようにしましょう。 ▼例: |
②予約ページURL | URL構成:https://booking.receptionist.jp/{予約ページURL}/{時間枠}min 英数字・ハイフン・アンダースコアのみ使用可能、255文字以内。他と重複不可。 ▼例: |
③説明文 | タイトル下に表示される説明文です。お客様への案内を記載しましょう。
▼例: |
④ご案内文テンプレート | ダッシュボードから予約ページURLと案内文をコピーできます。
▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
3. 「会議」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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①会議形態 / Web会議プラットフォーム (必須) | 来訪・Web会議・その他から会議形態を選択します。
▼会議形態例: ▼Web会議プラットフォーム例: |
②時間枠 (必須) | お打ち合わせの長さを指定します。 例:30分、60分 |
③時間枠区切り | 営業時間の開始時刻を起点に、何分ごとに予約枠を設けるかを設定します。 ▼例:60分枠の場合 ・区切り15分 → 00、15、30、45分開始枠 ・区切り30分 → 00、30分開始枠 ・区切り60分 → 00分開始枠のみ Tips 詳細はこちら
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④会議タイトル | 設定したタイトルは、予約一覧/カレンダー予定/メール本文などに反映されます。
▼例: |
項目 | 説明と設定例 |
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⑤公開設定 | 公開された情報はカレンダーやアポ一覧に反映されます。 例:公開 |
⑥会議室候補一覧 | 最大5室まで登録可。選択した会議室に空きがある時間帯のみ予約可能です。 ▼例:テスト会議室B、C、D、E |
⑦チーム用 (必須) | 自分専用ページのため「OFF」にします。 例:OFF |
「変更を保存」をクリックします。
4. 「営業時間」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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①時間帯 | お客様が予約可能な時間帯を設定します。 社内カレンダーの空き状況と照らし合わせて、実際に予約できる時間帯が決まります。 ▼例: |
②休憩時間 | 昼休みなど、予約を受け付けたくない時間帯を指定します。
▼例: |
③特定日 | 通常の営業時間とは異なる設定を行いたい場合に利用します(例:祝日営業、臨時休業)。
▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
5. 「詳細設定」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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①バッファ バッファ用カレンダー予定の自動作成 |
・予定の前後「〇分」は予約できないようにする 連続商談や会議の詰め込みを防げます。 ・確定予約の前後に「〇分」のバッファ予定を作成 他の予定を入れられないよう、カレンダー上に自動的に予定を入れます。 ▼例:予定の前後15分にバッファを設定 |
②空き時間判定キーワード | カレンダー上では作業時間としてブロックしているが予約は可能という場合に使用。 予定のタイトル先頭に設定キーワードを記載すると、空き時間と判定されます。 ▼例: |
③お客様側での日程変更・キャンセル | お客様の予約確定メールに「アポイントメントの変更・キャンセル」ボタンを表示するか設定できます。 直接ご連絡いただきたい場合は「無効」にします。 ▼例:無効 |
「変更を保存」をクリックします。
6. 「フィールド設定」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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フィールド一覧 | 予約フォームに表示させるフィールドを設定します。 商談前に確認しておきたい内容を項目として追加できます。 ※商談の機会を優先したい場合は、入力項目を最小限にして離脱防止を図りましょう。 ▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
7. 「予約完了文」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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任意の文章を表示する | お客様が予約を確定した直後に表示される「予約完了画面」に文章を表示できます。
▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
8. 「社内チャット」メニューの設定
Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chatのいずれかをご利用の場合に設定します。
項目 | 説明と設定例 |
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チャット通知 | 予約が確定した際に、社内のチャットに通知を送る設定が可能です。 ご利用には、あらかじめ 『チャット通知の事前設定』 が必要です。 ▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
9. 「予約完了メール」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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お客様へのメールの件名 | 予約が確定した際に、お客様へ送信されるメールの件名を設定します。
▼例: |
お客様へのメールのリード文 | 予約確定時にお客様へ送られるメールの冒頭に表示される文章です。
▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
10. 「リマインドメール」メニューの設定
項目 | 説明と設定例 |
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お客様へのメールの件名 | リマインドメールの件名を設定します。
▼例: |
お客様へのメールのリード文 | リマインドメール本文の冒頭に表示される文章です。
▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
11. 「共通項目のカスタマイズ」設定
項目 | 説明と設定例 |
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お客様氏名フィールドのラベル | 予約フォーム上の「氏名」入力フィールドのラベルを自由に変更できます。
▼例: |
お客様会社名フィールドのラベル | 予約フォーム上の「会社名」入力フィールドのラベルをカスタマイズできます。
▼例: |
「変更を保存」をクリックします。
設定完了後の確認
以上で予約ページの設定は完了です。早速、ご自身で予約ページにアクセスして、設定内容が正しく反映されているか確認してみましょう。