【予約受付型】予約ページ設定例:営業の日程調整

営業がパートナーやクライアントとの商談を日程調整する場合

営業が商談の日程を調整する際に活用できる、予約ページの設定例をご紹介します。

予約ページで日程調整するメリット

  • お客様が予約ページからすぐに日程を確定できる(メールのやり取りが減る)
    →お客様がアポを入れやすくなり、離脱を防止!
    →日程確定までのスピードUPし、顧客満足度が向上!
  • 日程調整に必要な作業が自動化される
    →人的ミスの防止!
    →業務効率が向上し、営業活動にリソースを割ける!
    →調整中の仮予定でカレンダーが埋まる心配がない

予約ページの作成方法と設定例

各営業メンバーが自分専用の予約ページ(個人用予約ページ)を作成します。
※個人用予約ページは、他の社員が代理で作成はできません。

1. 予約ページの新規作成

調整アポ画面にログインし、「新規予約ページ作成」をクリックします。

新規予約ページ作成画面

2. 「一般」メニューの設定

一般メニュー設定画面

項目 説明と設定例
①予約ページタイトル (必須) ページ上部に表示される「アイコン」と「タイトル」を設定します。
タイトルには企業名、サービス名、担当者名などを含め、内容がわかりやすくなるようにしましょう。

▼例:
[〇〇]オンライン相談のご予約フォーム(田中)
※〇〇はサービス名

②予約ページURL URL構成:https://booking.receptionist.jp/{予約ページURL}/{時間枠}min
英数字・ハイフン・アンダースコアのみ使用可能、255文字以内。他と重複不可。

▼例:
servicename_tanaka

③説明文 タイトル下に表示される説明文です。お客様への案内を記載しましょう。

▼例:
こちらは〇〇のオンライン相談予約フォームになります。
ご希望の日時をご選択くださいませ。
ご予約日時になりましたら、日程確定メール(自動返信)のZoom URLよりご参加ください。

④ご案内文テンプレート ダッシュボードから予約ページURLと案内文をコピーできます。

▼例:
以下の日程調整用URLより、ご都合の良い日時をご予約いただけないでしょうか。
{予約ページURL}

「変更を保存」をクリックします。

3. 「会議」メニューの設定

会議メニュー設定画面

項目 説明と設定例
①会議形態 / Web会議プラットフォーム (必須) 来訪・Web会議・その他から会議形態を選択します。

▼会議形態例:
・来訪:受付コードを自動発行(RECEPTIONIST利用時のみ)
・Web会議:Web会議URLを自動発行
・その他:自動発行なし

▼Web会議プラットフォーム例:
・Google Workspace連携:Google Meet/Zoom/Webex
・Microsoft365連携:Microsoft Teams/Zoom/Webex
・Garoon連携:Zoom/Webex

Check ZoomやWebexが表示されない場合は、 Zoom連携Webex連携 を行ってください。
②時間枠 (必須) お打ち合わせの長さを指定します。
例:30分、60分
③時間枠区切り 営業時間の開始時刻を起点に、何分ごとに予約枠を設けるかを設定します。
▼例:60分枠の場合
・区切り15分 → 00、15、30、45分開始枠
・区切り30分 → 00、30分開始枠
・区切り60分 → 00分開始枠のみ

Tips 詳細はこちら
④会議タイトル 設定したタイトルは、予約一覧/カレンダー予定/メール本文などに反映されます。

▼例:
オンライン相談:{お客様の会社名}:{お客様の氏名}様

会議メニュー後半

項目 説明と設定例
⑤公開設定 公開された情報はカレンダーやアポ一覧に反映されます。
例:公開
⑥会議室候補一覧 最大5室まで登録可。選択した会議室に空きがある時間帯のみ予約可能です。
▼例:テスト会議室B、C、D、E
⑦チーム用 (必須) 自分専用ページのため「OFF」にします。
例:OFF

「変更を保存」をクリックします。

4. 「営業時間」メニューの設定

営業時間メニュー設定

項目 説明と設定例
①時間帯 お客様が予約可能な時間帯を設定します。
社内カレンダーの空き状況と照らし合わせて、実際に予約できる時間帯が決まります。

▼例:
営業時間が平日 9:00〜18:00 の場合
⇒ 営業時間:9:00〜18:00
⇒ 予約可能時間帯:社内カレンダーの空き時間(バッファ含む)

②休憩時間 昼休みなど、予約を受け付けたくない時間帯を指定します。

▼例:
12:00〜13:00

③特定日 通常の営業時間とは異なる設定を行いたい場合に利用します(例:祝日営業、臨時休業)。

▼例:
12月25日 → 営業時間を 10:00〜14:00 に設定

「変更を保存」をクリックします。

5. 「詳細設定」メニューの設定

詳細設定メニュー

項目 説明と設定例
①バッファ
バッファ用カレンダー予定の自動作成
・予定の前後「〇分」は予約できないようにする
連続商談や会議の詰め込みを防げます。
・確定予約の前後に「〇分」のバッファ予定を作成
他の予定を入れられないよう、カレンダー上に自動的に予定を入れます。

▼例:予定の前後15分にバッファを設定

②空き時間判定キーワード カレンダー上では作業時間としてブロックしているが予約は可能という場合に使用。
予定のタイトル先頭に設定キーワードを記載すると、空き時間と判定されます。

▼例:
★、[調整可]、[予約可]

③お客様側での日程変更・キャンセル お客様の予約確定メールに「アポイントメントの変更・キャンセル」ボタンを表示するか設定できます。
直接ご連絡いただきたい場合は「無効」にします。

▼例:無効

「変更を保存」をクリックします。

6. 「フィールド設定」メニューの設定

フィールド設定画面

項目 説明と設定例
フィールド一覧 予約フォームに表示させるフィールドを設定します。
商談前に確認しておきたい内容を項目として追加できます。

※商談の機会を優先したい場合は、入力項目を最小限にして離脱防止を図りましょう。

▼例:
・電話番号(テキストフィールド、必須)
・相談したいこと(テキストエリア、任意)
・個人情報保護方針同意(「自社の個人情報保護方針に同意させる」にチェックあり)

「変更を保存」をクリックします。

7. 「予約完了文」メニューの設定

予約完了文設定

項目 説明と設定例
任意の文章を表示する お客様が予約を確定した直後に表示される「予約完了画面」に文章を表示できます。

▼例:
ご予約いただき、誠にありがとうございます。
日程確定メール(自動送信)の内容をご確認ください。
メールが見当たらない場合は、〇〇までご連絡ください。

「変更を保存」をクリックします。

8. 「社内チャット」メニューの設定

Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chatのいずれかをご利用の場合に設定します。

社内チャット設定

項目 説明と設定例
チャット通知 予約が確定した際に、社内のチャットに通知を送る設定が可能です。
ご利用には、あらかじめ 『チャット通知の事前設定』 が必要です。

▼例:
・有効にする:チェックあり
・通知先チャット:Slack
・通知先channel名:指定のチャンネルに通知する、test

「変更を保存」をクリックします。

9. 「予約完了メール」メニューの設定

予約完了メール設定画面1

(画像をクリックすると拡大表示します)

予約完了メール設定画面2

(画像をクリックすると拡大表示します)

項目 説明と設定例
お客様へのメールの件名 予約が確定した際に、お客様へ送信されるメールの件名を設定します。

▼例:
[{自社の会社名}]オンライン相談の日程が確定しました[調整アポ]

お客様へのメールのリード文 予約確定時にお客様へ送られるメールの冒頭に表示される文章です。

▼例:
オンライン相談をご予約いただき、ありがとうございます。
以下予約内容をご確認いただけますと幸いです。
※本メールは送信専用です

「変更を保存」をクリックします。

10. 「リマインドメール」メニューの設定

リマインドメール設定画面

項目 説明と設定例
お客様へのメールの件名 リマインドメールの件名を設定します。

▼例:
[{自社の会社名}]オンライン相談のご予約日時が近づいてまいりました[調整アポ]

お客様へのメールのリード文 リマインドメール本文の冒頭に表示される文章です。

▼例:
ご予約日時が近づいてまいりましたので、リマインドのご連絡をさせていただきます。
ご予約内容をご確認くださいませ。

「変更を保存」をクリックします。

11. 「共通項目のカスタマイズ」設定

共通項目のカスタマイズ画面

項目 説明と設定例
お客様氏名フィールドのラベル 予約フォーム上の「氏名」入力フィールドのラベルを自由に変更できます。

▼例:
ご担当者様のお名前

お客様会社名フィールドのラベル 予約フォーム上の「会社名」入力フィールドのラベルをカスタマイズできます。

▼例:
貴社名/団体名

「変更を保存」をクリックします。

設定完了後の確認

以上で予約ページの設定は完了です。早速、ご自身で予約ページにアクセスして、設定内容が正しく反映されているか確認してみましょう。

不明点がある場合は、お気軽にお問い合わせください。

右上の「お問い合わせ方法」ボタンから、チャット・メール・フォームなどの各種お問い合わせが可能です。