【予約受付型】予約ページの作成・編集方法

調整アポの予約受付型として、お客様(ゲスト)にお渡しする予約ページを作成・変更する手順です。
Tips予約受付型の概要についてはこちらをご確認ください。

 

操作手順

予約ページの設定画面について
予約ページの新規作成・変更する方法
「一般」項目の設定
「会議」項目の設定
「営業日時」項目の設定
「詳細設定」項目の設定
予約ページをお客様にお渡しする方法
予約ページURLを受けとったお客様(ゲスト)の操作方法
アポイントメントのリマインドメール

 
その他の便利機能
Chrome拡張機能から予約ページURLを発行
予約ページをコピー
一時的に予約ページを利用不可
予約ページのお客様に入力項目を追加
予約確定後に任意のメッセージを表示
予約確定時にチャット通知

 

予約ページの設定画面について

お客様にお渡しする予約ページを作成しましょう。
以下の設定画面にアクセスしてください。

 

予約ページの設定画面
https://scheduling.app.receptionist.jp/
Tips お気に入りに入れていただくと、次回以降のアクセスがしやすくなります。

 

 

予約ページ設定画面へのログイン画面が表示されます。
ご自身のRECEPTIONISTアカウント(メールアドレス、パスワード)を入力の上、「ログイン」を押してください。
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。
booking_login01

 

これで予約ページ設定画面にログインできました。

 

 

予約ページの新規作成・変更する方法

予約ページ設定のダッシュボード画面から操作を行います。

 

予約ページを新規作成する方法

ダッシュボード画面で、「新規作成」ボタンを押しましょう。

 

予約ページの設定を変更する方法

ダッシュボード画面で、左上のタブを選択して、表示された予約ページの右側にある「詳細設定」ボタンを押しましょう。

 

 

「一般」項目の設定

予約ページの設定画面が開きますので、左側メニューの「一般」項目から設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①予約受付ページタイトル

予約ページのタイトルになります。
お客様(ゲスト)が操作する予約ページに表示されますので、どんなアポイントメントに対する予約なのかを入力してください。
Tips 予約ページごとにアイコン画像も設定することも可能です。

②予約ページURL

お客様(ゲスト)にアクセスしていただくURLになります。
初期値はランダムなURLになっていますので、分かりやすいURLに変更することができます。
Check 他の予約ページURLと重複しないURLを指定してください。

③説明文

予約ページの説明文になります。
お客様(ゲスト)が操作する予約ページに表示されますので、概要や補足説明を入力してください。
Tips 改行して表示することも可能です。

④ご案内文テンプレート

予約ページURLをコピーする際にこちらで設定したご案内文も一緒にコピーすることができます。コピーした際に{予約ページURL}の箇所に予約ページのURLが入ります。
Check{予約ページURL}の入力は必須です。
Tips予約ページURLとご案内文を一緒にコピーする方法はこちら

⑤埋め込みコード

任意のWEBサイトにコードを埋め込むことで、そのサイト上に予約ページを表示させ、その場でご予約していただけます。
レスポンシブに対応させる場合は、以下のように設定してください。

<iframe width="100%" height="500px" style="overflow:scroll;"src="https://booking.receptionist.jp/xxxxxxxx" /></iframe>

※「height=”500px”」の数値で高さを変更できます。

⑤この予約ページを削除

この予約ページを削除することができます。
一度削除しますと復元できませんので、ご注意ください。
 

 

設定が終わりましたら、「変更を保存」ボタンを押して、設定を反映してください。

 

 

「会議」項目の設定

次に、左側メニューの「会議」項目に移って、設定を確認していきましょう。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①会議形態

会議形態とWeb会議プラットフォームは、以下から選択できます。

会議形態の種類

Item Name Detail
来訪
(受付コードを発行します)
【受付システムをご契約にて利用可能】
お客様が予約ページから予定を登録すると、連携カレンダー上に予定が登録されると同時に、受付システムでご利用できる受付コードも自動的に発行されます。
当日、お客様が来訪の際には、発行された受付コードをご利用いただくことでスムーズに受付が可能となります。
Web会議
(Web会議URLを発行します)
お客様が予約ページから予定を登録すると、連携カレンダー上に予定が登録されると同時に、指定したWEB会議URLも自動的に発行されます。
その他
(往訪や電話会議等の場合)
お客様が予約ページから予定を登録すると、連携カレンダー上に予定が登録されます。
受付コードやWEB会議URLの発行が不要な場合に、選択してください。

 

 

Web会議プラットフォームの種類(Web会議の場合のみ選択可能)

Item Name Detail
Google Meet 連携しているカレンダーがGoogleカレンダーの場合に選択可能です。
Googleカレンダーに予定が登録されると同時に、Google MeetのWEB会議URLが発行されます。
Check 事前にGoogle Workspace連携している必要があります。Google Workspace連携の方法は こちら をご覧ください。
Microsoft Teams 連携しているカレンダーがOutlookカレンダーの場合に選択可能です。
Outlookカレンダーに予定が登録されると同時に、Microsoft TeamsのWEB会議URLが発行されます。
Check 事前にMicrosoft365連携している必要があります。Microsoft365連携の方法は こちら をご覧ください。
Zoom Googleカレンダー、Outlookカレンダーどちらと連携していても選択可能です。
連携しているカレンダーに予定が登録されると同時に、ZoomのWEB会議URLが発行されます。
Check 事前にZoom連携している必要があります。Zoom連携の方法は こちら をご覧ください。

 

②時間枠

チェックを付けた時間枠で、予約ページを作成することができます。
15分、20分、30分、40分、45分、60分、90分、120分、180分から選択していただけます。
時間枠ごとに予約ページのURLが異なり、お客様や用途に合わせて、該当の時間枠のURLを渡すことことができます。

Check5つ以上の時間枠を選択することはできません。1〜4つ以内で選択します。
Checkチェックを外すと、その時間枠の予約ページURLは無効になり、予約できない状態になります。

 

▼例)15分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/15min

▼例)60分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/60min

 

③時間枠区切り

空き時間に無駄なく予約を入れるために、時間枠の区切りを設定することができます。
15分、20分、30分、60分、90分から選択していただけます。
(デフォルトは60分になります)

 

営業開始時間を起点として、選択した時間枠区切りの間隔で、時間選択枠が表示されます。

 

 

例)時間枠「60分」、営業時間の設定「9:00〜18:00」の場合

 

▼時間枠区切り「15分」の予約ページ

▼時間枠区切り「20分」の予約ページ

 

▼時間枠区切り「30分」の予約ページ

▼時間枠区切り「60分」の予約ページ

 

▼時間枠区切り「90分」の予約ページ

 

時間枠(60分)より時間枠区切り(90分)が長い時間のため、時間枠(60分)の間隔で、時間選択枠が表示されます。


 

Check 時間枠より長い時間を設定すると、時間枠の時間で区切りが設定されます。
 
▼「時間枠」と「時間枠区切り」の設定の組み合わせ別、予約ページに反映される時間枠区切りと時間枠はこちらをご確認ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

③会議室

予約確定時に、会議室を同時に確保したい場合には、事前に会議室の候補を指定できます。
Tips 会議室が不要な場合には、未指定のままでも問題ありません。

 

Item Name Detail
ビルディング Google WorkspaceやOffice365上で会議室のビルディング(会議室グループ)が登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。 

Check Office365の場合、Outlookの仕様により会議室は100件までしか表示ができません。100件以上の会議室がある場合は、Office365側で会議室グループを作成して会議室の編成を行ってください。
会議室候補一覧 会議室候補は最大5つまで選択できます。
選択した会議室が1つ以上空いている時間帯のみ予約が入れられます(選択した会議室が全て埋まっている時間帯は予約が入れられなくなります)
予約確定されると、選択した会議室のうち1つが確定され、連携カレンダー上の予定に会議室が含まれた形で予定が作成されます。

 

④メンバー

初期は個人用の予約ページの設定になっています。
Check 個人用の予約ページの場合、メンバーになっている社員のアカウントを削除しますと、予約ページも自動で削除されます。
 

スライダーをONにしていただくことで、チーム用の予約ページに設定できます。

 

チーム用の予約ページにすると、その予約ページに関連するメンバーを追加することができます。
メンバーを追加する場合には、「社員を追加」を押してください。
Check 追加したい社員は事前に利用登録が完了している必要があります。

 

社員を検索すると、その社員が連携しているツールが表示されます。

Check 予約受付型は、カレンダーと連携していることが必須条件になります。
そのため、
・カレンダーと連携していない社員
・Web会議ツールでZoomを選択しているが、Zoomを連携していない社員
を追加すると、予約ページが正常に利用できませんので、連携状態には注意してください。

 

 

追加したメンバーを出席者として扱う場合には、「会議に参加」にチェックを付けてください。

 

メンバーの役割については、以下の通りです。

Item Name Detail
管理者 ・予約ページを作成した人が、その予約ページの管理者になります。
・管理者は、その予約ページのメンバーから外すことはできません。
・管理者は、参加者 又は 代理調整者 でもあります。
参加者 ・メンバーに追加され、「会議に参加」にチェックがついている人です。
・その予約ページで登録された予定の参加者です(参加ルールによる)
代理調整者 ・メンバーに追加され、「会議に参加」にチェックがついていない人です。
・その予約ページで登録された予定には参加しません。

 

メンバーの権限については、以下の通りです。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

⑤参加ルール

以下から選択ができます。

 

Item Name Detail
全員が参加 ・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員が空いている日時のみ選択可能です。
・予約ページから登録されると、そのメンバー全員が出席する予定が作成されます。
誰か一人が参加
(メンバー一覧順)
・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員のうち、一人でも空いている日時であれば選択可能です。
・複数の人が空いてる日時で予約された場合、メンバーリストの上から順番に優先して出席者になります。
 

▼三本線マークで順番を入れ替えられます。

誰か一人が参加
(ランダム)
・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員のうち、一人でも空いている日時であれば選択可能です。
・複数の人が空いてる日時で予約された場合、メンバーリストからランダムに出席者になります。

 

▼全員が参加

▼誰か一人が参加

 

 

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

 

 

「営業日時」項目の設定

左側メニューの「営業日時」項目に移って、設定を確認していきましょう。

 

スタンダードプラン以上無料プラン(受付システム利用企業用)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける曜日と曜日ごとの営業時間を指定できます。

Tips月曜日の営業時間を入力し「全てに反映」をクリックすると、他の曜日に同じ時間が入ります。
Check開始時間を終了時間より後、終了時間を開始時間より前に設定できません。
Check全ての曜日のチェックを外すことはできません。

 

▼例)月~金:09:00から18:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼例)月~金:10:00から17:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

②休日の扱い

祝日は予約できないようにすることが可能です。

 
▼チェック有りの場合、予約ページ上の祝日が選択できません。


( 画像をクリックすると拡大表示します )

③予約可能範囲

以下から選択ができます。
 

Item Name Detail
現在日時に対して何日後から何日後まで予約できるか指定
現在から起算して、何日後から何日後までの間、予定可能にするか指定ができます。「最短〇日後」「最長〇日後」を選択してください。
Tips最短は「現在時刻~7日まで」 最長は「8日~60日まで」から選択できます。
(画像をクリックで拡大表示します)

 
例)最短 2日 後から予約できるようにする場合

設定した日が2月8日の場合、2日後の2月10日以降が予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。

 

例)最長 10日 後まで予約できるようにする場合

設定した日が2月8日の場合、10日後の2月18日までが予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。

予約可能な範囲を日時で指定
予約可能な範囲を日時で指定ができます。指定した期間予約可能です。
「開始日」と「終了日」を入力してください。
Check開始日を終了日より後にできません。終了日を開始日より前にできません。
Check終了日と開始日の間を60日間以上にできません。
(画像をクリックで拡大表示します)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける開始時間・終了時間を指定できます。

 

②休日の扱い

土日・祝日は予約できないようにすることが可能です。

 

 

「詳細設定」項目の設定

左側メニューの「詳細設定」項目に移って、設定を確認していきましょう。

 

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①バッファ

確定している予定の前後に、予約を入れられない時間帯を指定できます。
次の予定への移動や準備などがある場合に、指定してください。

 

例)バッファ60分の設定で、11:00~12:00に既に予定が入っている場合
前後60分はバッファとして、予定が入れられません。
そのため、10:00~13:00の間が、予定が入れられない時間帯になります。

②バッファ用カレンダー予定の自動作成

確定した予定の前後に他の予定を入れられないよう、予約ページから予約が確定されたタイミングで、バッファ予定を自動的に連携カレンダー上に作成できます。
Checkエンタープライズプラン以上の機能になります。

 
例)
・確定予約の前に[30分]のバッファ用予定作成
・確定予約の後に[60分]のバッファ用予定作成
の場合、連携カレンダー上には以下のように予定が作成されます。

 

Tips [バッファ]と[バッファ用カレンダー予定の自動作成]の組合せの設定など、詳しくは こちら をご参照ください。

 

③空き時間判定キーワード

設定したキーワードが、連携カレンダーの予定タイトル(先頭)に含まれている場合に、その予定は空き時間と扱うことができ、予約が入れれるようになります。ㅤㅤ
※連携カレンダー上、「参加」と返答している予定の時間帯でも「予約可能」となります
※キーワードは最大10個まで登録できます。

 

Tips 空き時間判定キーワード以外に、連携カレンダーの予定に対する返答によっても、自動的に空き時間を判定されます。詳しくは こちら をご参照ください。

 

 

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

 

 

 

念のため、実際に予約ページが表示できるか確認してみましょう!
上部にある予約ページURLをクリックするとURLがコピーされるので、表示してください。

 

Check もし予約ページが表示できない場合、設定や参加者の中に、カレンダーやZoomと連携していないメンバーが含まれている可能性があります。

 

 

予約ページが問題なく表示できましたら、左上の「ダッシュボード」から最初の画面に戻れます。

 

 

作成した予約ページが表示されていることを確認しましょう。

 

 

お疲れさまでした!
これで予約ページの設定が完了となります。

 

 

 

予約ページをお客様にお渡しする方法

予約ページの設定ができたら、次にその予約ページのURLをお客様(ゲスト)にお渡ししましょう。

 

 

ダッシュボード画面を表示してください。

 

会議項目でチェックを入れた時間枠が、プルダウンから選択できます。
お渡ししたい予約ページの時間枠を選択しましょう。

 

 

右側の∨ボタンを押すと、固定URLかワンタイムURLを切替えることができます。

固定URLとは?

「一般」項目で設定した、予約ページURLになります。
何回でも予約確定できるURLになりますので、常にこのURLから予約を受付けたいシーンでご活用いただけます。

ワンタイムURLとは?

ランダムな文字列でURLが発行され、そのURLから1度でも予約が確定すると、利用できなくなるURLです。
固定URLを教えたくなくて、1回限りで予約を受付けたいシーンでご活用いただけます。

 

 

時間枠などを選択後に、URL種別(固定URL・ワンタイムURL)を押してください。
ワンタイムの場合、クリックする度に新しいURLが生成されます。
クリップボードに、指定した時間枠の予約ページURLがコピーされますので、このURLをお客様に個別にお渡ししてください。

 

 

お客様がそのURLにアクセスすると、設定した予約ページが表示されます。
この予約ページから、お客様のご都合のいい日時を選択して予約をしていただきます。

 

 

 

予約ページURLを受けとったお客様(ゲスト)の操作方法

発行された予約ページURLをお客様が受け取った後、その予約ページからお客様のご都合の良い日時を選択して、予約をしていただきます。

 

具体的な操作イメージは こちら ご覧ください。

 
 

アポイントメントのリマインドメール

アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールは停止できません。
 
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例)[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]  
 
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例)本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]

 
 

その他の便利機能

予約受付型には、便利な機能も備わっておりますので、ぜひお試しください。

 

Chrome拡張機能から予約ページURLを発行

調整アポのChrome拡張機能をインストールすることによって、この予約ページ設定画面にログインすることなく、Chrome上からいつでも予約ページのURLを発行することができます。

 

具体的な使い方は こちら をご覧ください。

 

 

予約ページをコピー

ダッシュボード画面のタブ「自分が参加」または「代理調整」で、コピーしたい予約ページの右端の「・・・」から「予約ページをコピー」をクリックします。予約ページの内容がコピーされ、新規予約ページが作成されます。

Checkタブ「全て」の予約ページはコピーできません。
Check自分がメンバーの予約ページのみコピーできます。
Checkチーム用予約ページ上限を超えてコピーできません。

 


 
▼コピーされない項目
・予約ページタイトル ※『(コピー)コピー元のタイトル』になります。
・予約ページURL ※新たにランダムな文字列で生成されます。
・埋め込みコード ※新たに生成されます。

 

 

一時的に予約ページを利用不可

 

ダッシュボード > 詳細設定より、上部にある「公開中」のボタンを押してください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

停止中になって、その予約ページは利用できなくなります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

もし、お客様がその予約ページのURLにアクセスされても、利用できない表示になります。

 

再度、「停止中」のボタンを押していただくと、「公開中」に切り替わりますので、一時的に予約ページを利用不可にすることができます。

 

 

予約ページのお客様の入力項目を追加

予約ページで、お客様が入力する項目は「氏名」「会社名」「メールアドレス」が基本ですが、用途に合わせて項目を追加することができます。

 

具体的な設定方法は、こちら をご覧ください。

 

例えば、以下のような項目を追加して、打合せ前にお客様の状況などを把握することが可能になります。

 

予約確定後に任意のメッセージを表示

お客様が日時を確定後に、画面上やご案内メールに任意のメッセージを表示することができます。
 
具体的な設定方法は、こちら をご覧ください。

 

例えば、それぞれのタイミングで用途にあったメッセージを表示することが可能になります。
 

▼予約確定時に予約ページ上に表示

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼お客様に送られる案内メールに表示

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

予約確定時にチャット通知

チーム用の予約ページで予約確定時にメールだけでなく、チャットでの通知も可能です。
 
具体的な設定方法はこちらをご覧ください。
 

予約確定時に以下のような通知が届きます。
 

▼Slack

▼Chatwork

▼Microsoft Teams

▼Google Chat

 

 

 

ぜひご活用くださいませ!