【予約受付型】予約ページの作成・編集方法

調整アポの予約受付型として、お客様(ゲスト)にお渡しする予約ページを作成・変更する手順です。
Tips予約受付型の概要についてはこちらをご確認ください。

 

操作手順

事前設定:外部連携の設定方法
予約ページの新規作成・変更する方法
「一般」項目の設定
「会議」項目の設定
「営業日時」項目の設定
「詳細設定」項目の設定
予約ページから予約する流れ
その他の便利機能

 

 

事前設定:外部連携の設定方法

Google Workspace(Googleカレンダー)、Microsoft365(Outlookカレンダー)、Garoonのいずれかと連携していただくことで、予約ページをご利用いただけます。連携カレンダーの空き時間が予約ページに反映されます。
以下連携方法をご確認いただき、設定をお願いいたします。
Google Workspaceの連携方法(個別認証) ※各社員で連携
Google Workspace連携方法(全体認証) ※管理者のみ連携
Microsoft365の連携方法 ※各社員で連携
Garoonの連携方法 ※各社員で連携
 

予約確定時にZoom、WebexのURLを発行したい場合は、利用するサービスの連携設定もお願いします。

Zoomの連携方法 ※各社員で連携
Webexの連携方法 ※各社員で連携
 
 

予約ページの新規作成・変更する方法

予約ページの設定画面https://scheduling.app.receptionist.jp/)にアクセスしてください。
 
 

ご自身のRECEPTIONISTアカウント情報(メールアドレス、パスワード)を入力の上、「ログイン」を押してください。
 

Check 自分のアカウントへログインするには、事前にRECEPTIONISTの利用登録が必要です。
Tips 予約ページの設定画面https://scheduling.app.receptionist.jp/)をお気に入りしていただくと、次回以降アクセスしやすくなります。

booking_login01

 

 

予約ページを新規作成する方法

ダッシュボード画面で、「新規作成」ボタンを押しましょう。

 

予約ページの設定を変更する方法

ダッシュボード画面で、左上のタブを選択して、表示された予約ページの右側にある「詳細設定」ボタンを押しましょう。

 

 

「一般」項目の設定

予約ページの設定画面が開きますので、左側メニューの「一般」項目から設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①予約受付ページタイトル

予約ページのタイトルになります。
お客様(ゲスト)が操作する予約ページに表示されますので、どんなアポイントメントに対する予約なのかを入力してください。
Tips 予約ページごとにアイコン画像も設定することも可能です。

②予約ページURL

お客様(ゲスト)にアクセスしていただくURLになります。
初期値はランダムなURLになっていますので、分かりやすいURLに変更することができます。
Check 他の予約ページURLと重複しないURLを指定してください。

③説明文

予約ページの説明文になります。
お客様(ゲスト)が操作する予約ページに表示されますので、概要や補足説明を入力してください。
Tips 改行して表示することも可能です。

④ご案内文テンプレート

予約ページURLをコピーする際にこちらで設定したご案内文も一緒にコピーすることができます。コピーした際に{予約ページURL}の箇所に予約ページのURLが入ります。
Check{予約ページURL}の入力は必須です。
Tips予約ページURLとご案内文を一緒にコピーする方法はこちら

⑤埋め込みコード

任意のWEBサイトにコードを埋め込むことで、そのサイト上に予約ページを表示させ、その場でご予約していただけます。
レスポンシブに対応させる場合は、以下のように設定してください。

<iframe width="100%" height="500px" style="overflow:scroll;"src="https://booking.receptionist.jp/xxxxxxxx" /></iframe>

※「height=”500px”」の数値で高さを変更できます。

⑥この予約ページを削除

この予約ページを削除することができます。
一度削除しますと復元できませんので、ご注意ください。

 

 

設定が終わりましたら、「変更を保存」ボタンを押して、設定を反映してください。

 

 

「会議」項目の設定

次に、左側メニューの「会議」項目に移って、設定を確認していきましょう。

①会議形態

会議形態とWeb会議プラットフォームは、以下から選択できます。

会議形態の種類

Item Name Detail
来訪
(受付コードを発行します)
【受付システムをご契約にて利用可能】
お客様が予約ページから予定を登録すると、連携カレンダー上に予定が登録されると同時に、受付システムでご利用できる受付コードも自動的に発行されます。
当日、お客様が来訪の際には、発行された受付コードをご利用いただくことでスムーズに受付が可能となります。
Check Google連携(全体認証)ではご利用できません。
Web会議
(Web会議URLを発行します)
お客様が予約ページから予定を登録すると、連携カレンダー上に予定が登録されると同時に、指定したWEB会議URLも自動的に発行されます。
その他
(往訪や電話会議等の場合)
お客様が予約ページから予定を登録すると、連携カレンダー上に予定が登録されます。
受付コードやWEB会議URLの発行が不要な場合に、選択してください。

 

 

Web会議プラットフォームの種類(Web会議の場合のみ選択可能)

Item Name Detail
Google Meet 連携しているカレンダーがGoogleカレンダーの場合に選択可能です。
Googleカレンダーに予定が登録されると同時に、Google MeetのWEB会議URLが発行されます。
Check 事前にGoogle Workspace連携している必要があります。Google Workspace連携の方法は こちら をご覧ください。
Microsoft Teams 連携しているカレンダーがOutlookカレンダーの場合に選択可能です。
Outlookカレンダーに予定が登録されると同時に、Microsoft TeamsのWEB会議URLが発行されます。
Check 事前にMicrosoft365連携している必要があります。Microsoft365連携の方法は こちら をご覧ください。
Zoom Google・Outlook・Garoon のいずれかと連携していても選択可能です。
連携しているカレンダーに予定が登録されると同時に、ZoomのWEB会議URLが発行されます。
Check 事前にZoom連携している必要があります。Zoom連携の方法は こちら をご覧ください。
Webex Google・Outlook・Garoon のいずれかと連携していても選択可能です。
連携しているカレンダーに予定が登録されると同時に、WebexのWEB会議URLが発行されます。
Check 事前にWebex連携している必要があります。Webex連携の方法は こちら をご覧ください。

 

②時間枠

チェックを付けた時間枠で、予約ページを作成することができます。
15分、20分、30分、40分、45分、60分、90分、120分、180分から選択していただけます。
時間枠ごとに予約ページのURLが異なり、お客様や用途に合わせて、該当の時間枠のURLを渡すことことができます。

Check5つ以上の時間枠を選択することはできません。1〜4つ以内で選択します。
Checkチェックを外すと、その時間枠の予約ページURLは無効になり、予約できない状態になります。

▼例)15分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/15min

▼例)60分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/60min

 

③時間枠区切り

空き時間に無駄なく予約を入れるために、時間枠の区切りを設定することができます。
15分、20分、30分、60分、90分から選択していただけます。
(デフォルトは60分になります)

 

営業開始時間を起点として、選択した時間枠区切りの間隔で、時間選択枠が表示されます。

 

 

例)時間枠「60分」、営業時間の設定「9:00〜18:00」の場合

 

▼時間枠区切り「15分」の予約ページ

▼時間枠区切り「20分」の予約ページ

 

▼時間枠区切り「30分」の予約ページ

▼時間枠区切り「60分」の予約ページ

 

▼時間枠区切り「90分」の予約ページ

 

時間枠(60分)より時間枠区切り(90分)が長い時間のため、時間枠(60分)の間隔で、時間選択枠が表示されます。


 

Check 時間枠より長い時間を設定すると、時間枠の時間で区切りが設定されます。

▼「時間枠」と「時間枠区切り」の設定の組み合わせ別、予約ページに反映される時間枠区切りと時間枠はこちらをご確認ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

④会議室

予約確定時に、会議室を同時に確保したい場合には、事前に会議室の候補を指定できます。
Tips 会議室が不要な場合には、未指定のままでも問題ありません。

 

Item Name Detail
ビルディング Google Workspace/Office365/Garoon上で会議室のビルディング/会議室グループ/施設グループが登録されている場合に、ビルディングを選択することが可能です。
自身がよく使う会議室が含まれているビルディングを選択することで、そのビルディング内の会議室のみ表示できて会議室を探しやすくなります。
Check Office365/Garoonの場合、Outlook/Garoonの仕様により会議室は100件までしか表示ができません。100件以上の会議室がある場合は、Office365/Garoon側で会議室グループ/施設グループを作成して会議室の編成を行ってください。
Check Garoonで施設グループ(親)の下の階層に施設グループ(子)を作成の場合、施設グループ(親)を選択した場合、施設グループ(親)の直下に登録されている会議室は表示されますが、施設グループ(子)の直下の会議室は表示されません。

会議室候補一覧 会議室候補は最大5つまで選択できます。
選択した会議室が1つ以上空いている時間帯のみ予約が入れられます(選択した会議室が全て埋まっている時間帯は予約が入れられなくなります)
予約確定されると、選択した会議室のうち1つが確定され、連携カレンダー上の予定に会議室が含まれた形で予定が作成されます。

 

⑤参加ルール

初期は個人用の予約ページの設定になっています。

スライダーをONにしていただくことで、
チーム用の予約ページに設定できます。
 

チーム用の予約ページにすると、参加するメンバーを複数追加できるようになります。
 

参加ルールは以下より選択できます。
 

Item Name Detail
全員が参加 ・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員が空いている日時のみ選択可能です。
・予約ページから登録されると、そのメンバー全員が出席する予定が作成されます。
誰か一人が参加
(メンバー一覧順)
・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員のうち、一人でも空いている日時であれば選択可能です。
・複数の人が空いてる日時で予約された場合、メンバーリストの上から順番に優先して出席者になります。
▼三本線マークで順番を入れ替えられます。
誰か一人が参加
(ランダム)
・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員のうち、一人でも空いている日時であれば選択可能です。
・複数の人が空いてる日時で予約された場合、メンバーリストからランダムに出席者になります。
さらに詳細な参加ルール ・必須参加者、任意参加者、代理調整者をそれぞれ設定します。
・任意参加者では、参加する人数と、「優先度順」、「ランダム順」どちらかのルールを選択します。
・三本線マークで、順番の入れ替えや、必須、任意、代理それぞれへの移動が可能です。

 

 
 

▼全員が参加

▼誰か一人が参加

 

 

⑥メンバー

チーム用の予約ページでは、「社員を追加」からメンバーを追加することができます。(最大20名まで追加)
 

Check 追加したい社員は事前に利用登録が完了している必要があります。
ただし、RECEPTIONIST管理者の場合、利用登録が完了していない社員も追加することができます。予約ページへの招待と同時に社員情報の追加登録が可能です。(参考:社員情報の追加登録

 

 

社員を検索した時に、その社員が連携しているツールを確認することができます。

 
Check 参加者は、カレンダーと連携していることが必須条件になります。また、「Web会議」をご利用の場合は、Web会議プラットフォームで選択しているサービスと連携が必要です。カレンダー、Web会議プラットフォームと連携していない社員を追加すると、予約ページが正常に利用できない場合がありますので、連携状態には注意してください。
【予約受付型】参加メンバーに連携が完了していないエラーが出る

 

 
 

追加したメンバーを出席者として扱うには、「会議に参加」にチェックを付けます。
 

Tips参加ルールで、「全員参加」、「誰か1人が参加」を選択している場合のみこちらの操作が必要です。


 

 

メンバーの役割については、以下の通りです。

Item Name Detail
予約ページ作成者 ・予約ページ作成者は、その予約ページのメンバーから外すことはできません。
・予約ページ作成者は、参加者 又は 代理調整者 でもあります。
参加者 ・その予約ページで登録された予定の参加者です(参加ルールによる)
・以下が対象です。
– メンバーに追加されていて「会議に参加」にチェックがついている社員
– 必須参加者、任意参加者に追加されている社員
代理調整者 ・その予約ページで登録された予定には参加しません。
・以下が対象です。
– メンバーに追加されていて「会議に参加」にチェックがついていない社員
– 代理調整者に追加されている社員

 

メンバーの権限については、以下の通りです。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 
 
 

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

 

 

「営業日時」項目の設定

左側メニューの「営業日時」項目に移って、設定を確認していきましょう。

 

スタンダードプラン以上無料プラン(受付システム利用企業用)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける曜日と曜日ごとの営業時間を指定できます。

Tips月曜日の営業時間を入力し「全てに反映」をクリックすると、他の曜日に同じ時間が入ります。
Check開始時間を終了時間より後、終了時間を開始時間より前に設定できません。
Check全ての曜日のチェックを外すことはできません。

 

▼例)月~金:09:00から18:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼例)月~金:10:00から17:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

②休日の扱い

祝日は予約できないようにすることが可能です。

▼チェック有りの場合、予約ページ上の祝日が選択できません。


( 画像をクリックすると拡大表示します )

③予約可能範囲

以下から選択ができます。

Item Name Detail
現在日時に対して何日後から何日後まで予約できるか指定
現在から起算して、何日後から何日後までの間、予定可能にするか指定ができます。「最短〇日後」「最長〇日後」を選択してください。
Tips最短は「現在時刻~7日まで」 最長は「8日~60日まで」から選択できます。
(画像をクリックで拡大表示します)
例)最短 2日 後から予約できるようにする場合
設定した日が2月8日の場合、2日後の2月10日以降が予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。

 

例)最長 10日 後まで予約できるようにする場合

設定した日が2月8日の場合、10日後の2月18日までが予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。

予約可能な範囲を日時で指定
予約可能な範囲を日時で指定ができます。指定した期間予約可能です。
「開始日」と「終了日」を入力してください。
Check開始日を終了日より後にできません。終了日を開始日より前にできません。
Check終了日と開始日の間を60日間以上にできません。
(画像をクリックで拡大表示します)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける開始時間・終了時間を指定できます。

 

②休日の扱い

土日・祝日は予約できないようにすることが可能です。

 

 

「詳細設定」項目の設定

左側メニューの「詳細設定」項目に移って、設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①バッファ

確定している予定の前後に、予約を入れられない時間帯を指定できます。
次の予定への移動や準備などがある場合に、指定してください。

 

例)バッファ60分の設定で、11:00~12:00に既に予定が入っている場合
前後60分はバッファとして、予定が入れられません。
そのため、10:00~13:00の間が、予定が入れられない時間帯になります。

②バッファ用カレンダー予定の自動作成

確定した予定の前後に他の予定を入れられないよう、予約ページから予約が確定されたタイミングで、バッファ予定を自動的に連携カレンダー上に作成できます。
Checkエンタープライズプラン以上の機能になります。

例)
・確定予約の前に[30分]のバッファ用予定作成
・確定予約の後に[60分]のバッファ用予定作成
の場合、連携カレンダー上には以下のように予定が作成されます。

 

Tips [バッファ]と[バッファ用カレンダー予定の自動作成]の組合せの設定など、詳しくは こちら をご参照ください。

 

③空き時間判定キーワード

設定したキーワードが、連携カレンダーの予定タイトル(先頭)に含まれている場合に、その予定は空き時間と扱うことができ、予約が入れれるようになります。ㅤㅤ
※連携カレンダー上、「参加」と返答している予定の時間帯でも「予約可能」となります
※キーワードは最大10個まで登録できます。

 

Tips 空き時間判定キーワード以外に、連携カレンダーの予定に対する返答によっても、自動的に空き時間を判定されます。詳しくは こちら をご参照ください。

 

 

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

 

 

 

予約ページの動作確認

 
上部にある予約ページURLをクリックするとURLがコピーされるので、ブラウザで開き、予約できるかテストしましょう!
Check予約ページを開いたとき、予約を確定しようとしたときにエラーになる場合は、こちらをご覧ください。
Check予約ページの時間枠が予約可能にならない、予約不可にならない場合は、こちらをご覧ください。

 

 

予約ページが問題なく表示できましたら、左上の「ダッシュボード」から最初の画面に戻れます。

 

 

作成した予約ページが表示されていることを確認しましょう。

 

 

お疲れさまでした!
これで予約ページの設定が完了となります。

 

 

 

予約ページから予約する流れ

1.予約ページのURLをコピーし、お客様(ゲスト)にお渡しする。
※詳細は『予約ページURLをコピーし、お客様にお渡しする方法』をご覧ください。
 

2.お客様(ゲスト)が予約ページから予約する。
※詳細は『予約ページから予約する流れ』をご覧ください。
 

3.お客様と担当者に予約確定メールが自動送付されます。
 
4.お客様と担当者に予約のリマインドメールが自動送付されます。
※詳細は『【予約受付型】予約のリマインドメール』をご覧ください。

 

Tips複数人と日程調整をおこないたい場合には、こちらをご覧ください。
Tips予約ページでの空き時間の判定条件は、こちらをご覧ください。
Check予約ページから予約できない・エラーが表示される場合は、こちらをご覧ください。
Check予約ページの時間枠が予約可能にならない、予約不可にならない場合は、こちらをご覧ください。

 

 

 

その他の便利機能

予約受付型には、便利な機能も備わっておりますので、ぜひお試しください。
 

予約一覧の確認・CSV出力
【予約受付型】予約一覧の確認・CSV出力

 

予約のキャンセル
【予約受付型】予約の変更・キャンセル
Check予約の変更はできませんので、予約日時を変更したい場合は、予約をキャンセル(削除)し、再度予約ページからご予約ください。

 
予約ページのお客様の入力項目を追加
【予約受付型】予約フォームの項目を設定

 
予約確定後に任意のメッセージを表示
【予約受付型】予約完了文(任意のメッセージ)を表示

 
お客様へのメール通知のカスタマイズ
【予約受付型】お客様へのメール通知をカスタマイズ

 

Chrome拡張機能から予約ページURLを簡単発行
【予約受付型】Chrome拡張機能で予約ページURLを簡単発行

 
予約確定時にチャット通知
【予約受付型】予約確定時にチャット通知

 
複数人と日程調整(3者間以上と日程調整)
【予約受付型】複数人調整ページの使い方
複数人調整の予約ページから候補日を登録する流れ

 
予約ページをコピー(複製)
予約ページをコピー(複製)する方法

 
一時的に予約ページを利用不可
【予約受付型】一時的に予約ページを予約不可にする

 

 

ぜひご活用くださいませ!