【予約受付型】予約ページの作成・編集方法

調整アポの予約受付型として、お客様（ゲスト）にお渡しする予約ページを作成・変更する手順です。
Tips予約受付型の概要についてはこちらをご確認ください。

操作手順

事前設定：外部連携の設定方法
予約ページの新規作成・変更する方法
「一般」項目の設定
「会議」項目の設定
「営業日時」項目の設定
「詳細設定」項目の設定
予約ページから予約する流れ
その他の便利機能

事前設定：外部連携の設定方法

Google Workspace（Googleカレンダー）、Microsoft365（Outlookカレンダー）、Garoonのいずれかと連携してください。
連携カレンダーの空き時間が予約ページに反映されます。
 
Google Workspaceの連携方法（個別認証）　※各社員で連携
Google Workspace連携方法（全体認証）　※管理者のみ連携
Microsoft365の連携方法　※各社員で連携
Garoonの連携方法　※各社員で連携
 

予約確定時にZoom、WebexのURLを発行したい場合は、以下連携もお願いします。
 
Zoomの連携方法　※各社員で連携
Webexの連携方法　※各社員で連携
 
 

予約ページの新規作成・変更する方法

1.調整アポ画面（https://scheduling.app.receptionist.jp/）にアクセスしてください。
Tipsブックマークやお気に入りされることをおすすめします。
 
 

2.ご自身のRECEPTIONISTアカウント情報（メールアドレス、パスワード）を入力の上、「ログイン」を押してください。
 
Check 自分のアカウントへログインするには、事前にRECEPTIONISTの利用登録が必要です。
Check一度でも「Google/Microsoftアカウントでログイン」からログインされている場合は、メールアドレス、パスワードでログインできないため、「Google/Microsoftアカウントでログイン」からログインしてください。

予約ページを新規作成する場合

3.ダッシュボード画面で、「新規作成」をクリックします。

予約ページの設定を変更する場合

3.ダッシュボード画面で、左上のタブを選択し、表示された予約ページの右側にある「詳細設定」をクリックします。

4.以下予約ページの各種設定を行いましょう。
 

「一般」項目の設定

予約ページの設定画面が開きますので、左側メニューの「一般」項目から設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

①予約受付ページタイトル

予約ページに表示されるタイトルになります。アイコン画像の設定も可能です。

②予約ページURL

予約者にアクセスしていただくURLになります。
初期値はランダムなURLになっており、分かりやすいURLに変更できます。
Check 他の予約ページURLと重複不可。

③説明文

予約ページ上部に表示される説明文になります。概要や補足説明を入力してください。
Tips改行可。

④ご案内文テンプレート

予約ページURLをコピー時に、設定したご案内文も一緒にコピーすることができます。コピーした際に、{予約ページURL}の箇所に予約ページのURLが入ります。
Check{予約ページURL}の入力は必須です。
Tips予約ページURLとご案内文を一緒にコピーする方法はこちら

⑤埋め込みコード

任意のWEBサイトにコードを埋め込むことで、そのサイト上に予約ページを表示させ、その場でご予約していただけます。
レスポンシブに対応させる場合は、以下のように設定してください。

<iframe width="100%" height="500px" style="overflow:scroll;"src="https://booking.receptionist.jp/xxxxxxxx" /></iframe>

※「height=”500px”」の数値で高さを変更できます。

⑥この予約ページを削除

この予約ページを削除することができます。
一度削除しますと復元できませんので、ご注意ください。

設定が終わりましたら、「変更を保存」ボタンを押して、設定を反映してください。

「会議」項目の設定

次に、左側メニューの「会議」項目に移って、設定を確認していきましょう。

①会議形態

会議形態とWeb会議プラットフォームは、以下から選択できます。

会議形態の種類

Web会議プラットフォームの種類（Web会議の場合のみ選択可能）

②時間枠

チェックを付けた時間枠で、予約ページを作成することができます。
15分、20分、30分、40分、45分、60分、90分、120分、180分から選択していただけます。
時間枠ごとに予約ページのURLが異なり、お客様や用途に合わせて、該当の時間枠のURLを渡すことことができます。

Check5つ以上の時間枠を選択することはできません。1〜4つ以内で選択します。
Checkチェックを外すと、その時間枠の予約ページURLは無効になり、予約できない状態になります。
▼例)15分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/15min
▼例)60分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/60min

③時間枠区切り

空き時間に無駄なく予約を入れるために、時間枠の区切りを設定することができます。
15分、20分、30分、60分、90分から選択していただけます。
（デフォルトは60分になります）

営業開始時間を起点として、選択した時間枠区切りの間隔で、時間選択枠が表示されます。

例）時間枠「60分」、営業時間の設定「9:00〜18:00」の場合

▼時間枠区切り「15分」の予約ページ

▼時間枠区切り「20分」の予約ページ

▼時間枠区切り「30分」の予約ページ

▼時間枠区切り「60分」の予約ページ

▼時間枠区切り「90分」の予約ページ

 

時間枠(60分)より時間枠区切り(90分)が長い時間のため、時間枠(60分)の間隔で、時間選択枠が表示されます。

▼「時間枠」と「時間枠区切り」の設定の組み合わせ別、予約ページに反映される時間枠区切りと時間枠はこちらをご確認ください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

④会議タイトル

会議のタイトルをカスタマイズすることができます。

 
設定を変更すると、以下のタイトルに反映されます。
・予約一覧のタイトル
・連携しているカレンダー上に作成される予定名
・ホスト、ゲスト宛のメール本文内のタイトル

デフォルト値は、{お客様の会社名}：{お客様の氏名}　です。

「代替テキストを挿入」から変数を選択して挿入することもできます。

⑤公開設定

この設定は、以下の公開設定に反映されます。
・連携しているカレンダー上に作成される予定
・会議形態が「来訪」の場合は、受付システム側に作成された通常アポ

ただし、「バッファ用カレンダー予定の自動作成」で作成されたバッファは公開設定が反映されず、常に公開で作成されます。

⑥会議室

予約確定時に、会議室を同時に確保したい場合には、事前に会議室の候補を指定できます。
Tips 会議室が不要な場合には、未指定のままでも問題ありません。

⑦参加ルール

初期は個人用の予約ページの設定になっています。

「チーム用」のスライダーをONにしていただくことで、チーム用の予約ページ（複数メンバーで利用）に設定できます。
 

参加ルールの種類
 

Item Name	Detail
全員が参加	・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員が空いている日時のみ選択可能です。 ・予約ページから登録されると、そのメンバー全員が出席する予定が作成されます。
誰か一人が参加 （メンバー一覧順）	・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員のうち、一人でも空いている日時であれば選択可能です。 ・複数の人が空いてる日時で予約された場合、メンバーリストの上から順番に優先して出席者になります。 ▼三本線マークで順番を入れ替えられます。
誰か一人が参加 （ランダム）	・予約ページ上で、「会議に参加」にチェックがあるメンバー全員のうち、一人でも空いている日時であれば選択可能です。 ・複数の人が空いてる日時で予約された場合、メンバーリストからランダムに出席者になります。
さらに詳細な参加ルール	・必須参加者、任意参加者、代理調整者をそれぞれ設定します。 ・任意参加者では、参加する人数と、「優先度順」、「ランダム順」どちらかのルールを選択します。 ・三本線マークで、順番の入れ替えや、必須、任意、代理それぞれへの移動が可能です。 Checkエンタープライズプラン以上の機能になります。

⑧メンバー

「チーム用」のスライダーをONにし、チーム用の予約ページに設定の場合のみ、メンバーを追加できます。（最大２０名まで）
 

Check 追加したい社員は事前に利用登録が完了している必要があります。
ただし、RECEPTIONIST管理者の場合、利用登録が完了していない社員も追加することができます。予約ページへの招待と同時に社員情報の追加登録が可能です。（参考：社員情報の追加登録）

 

1.「社員を追加」をクリックします。

2.社員を検索します。検索時に、その社員が連携しているツールを確認することができます。

3.参加ルールを「全員参加」、「誰か１人が参加」を選択している場合のみ、追加したメンバーに対して、以下のように設定します。

Check参加者はカレンダー連携が必要です。
Check会議形態「Web会議」の場合は、「Web会議プラットフォーム」で選択しているサービスと連携が必要です。
予約ページがWeb会議Zoomのとき、Zoom連携が必要な社員
Checkカレンダー、Web会議プラットフォームと連携していない社員を追加すると、予約ページが正常に利用できない場合がありますので、連携状態には注意してください。
【予約受付型】参加メンバーに連携が完了していないエラーが出る

メンバーの役割については、以下の通りです。

メンバーの権限については、以下の通りです。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

「営業日時」項目の設定

左側メニューの「営業日時」項目に移って、設定を確認していきましょう。

スタンダードプラン以上無料プラン（受付システム利用企業用）

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける曜日と曜日ごとの営業時間を指定できます。

Tips月曜日の営業時間を入力し「全てに反映」をクリックすると、他の曜日に同じ時間が入ります。
Check開始時間を終了時間より後、終了時間を開始時間より前に設定できません。
Check全ての曜日のチェックを外すことはできません。

 

▼例）月～金：09:00から18:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼例）月～金：10:00から17:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

②休日の扱い

祝日は予約できないようにすることが可能です。

▼チェック有りの場合、予約ページ上の祝日が選択できません。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

③予約可能範囲

以下から選択ができます。

Item Name	Detail
現在日時に対して何日後から何日後まで予約できるか指定	現在から起算して、何日後から何日後までの間、予定可能にするか指定ができます。「最短〇日後」「最長〇日後」を選択してください。 Tips最短は「現在時刻~7日まで」　最長は「8日~60日まで」から選択できます。 (画像をクリックで拡大表示します) 例）最短 2日 後から予約できるようにする場合 設定した日が2月8日の場合、2日後の2月10日以降が予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。   例）最長 10日 後まで予約できるようにする場合 設定した日が2月8日の場合、10日後の2月18日までが予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。
予約可能な範囲を日時で指定	予約可能な範囲を日時で指定ができます。指定した期間予約可能です。 「開始日」と「終了日」を入力してください。 Check開始日を終了日より後にできません。終了日を開始日より前にできません。 Check終了日と開始日の間を60日間以上にできません。 (画像をクリックで拡大表示します)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける開始時間・終了時間を指定できます。

 

②休日の扱い

土日・祝日は予約できないようにすることが可能です。

「詳細設定」項目の設定

左側メニューの「詳細設定」項目に移って、設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

①バッファ

確定している予定の前後に、予約を入れられない時間帯を指定できます。
次の予定への移動や準備などがある場合に、指定してください。

例）バッファ60分の設定で、11:00～12:00に既に予定が入っている場合
前後60分はバッファとして、予定が入れられません。
そのため、10:00～13:00の間が、予定が入れられない時間帯になります。

②バッファ用カレンダー予定の自動作成

確定した予定の前後に他の予定を入れられないよう、予約ページから予約が確定されたタイミングで、バッファ予定を自動的に連携カレンダー上に作成できます。
Checkエンタープライズプラン以上の機能になります。

例）
・確定予約の前に[30分]のバッファ用予定作成
・確定予約の後に[60分]のバッファ用予定作成
の場合、連携カレンダー上には以下のように予定が作成されます。

Tips [バッファ]と[バッファ用カレンダー予定の自動作成]の組合せの設定など、詳しくは こちら をご参照ください。

③空き時間判定キーワード

設定したキーワードが、連携カレンダーの予定タイトル(先頭)に含まれている場合に、その予定は空き時間と扱うことができ、予約が入れれるようになります。ㅤㅤ
※連携カレンダー上、「参加」と返答している予定の時間帯でも「予約可能」となります
※キーワードは最大10個まで登録できます。

Tips 空き時間判定キーワード以外に、連携カレンダーの予定に対する返答によっても、自動的に空き時間を判定されます。詳しくは こちら をご参照ください。

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

予約ページの動作確認

 
上部にある予約ページURLをクリックするとURLがコピーされるので、ブラウザで開き、予約できるかテストしましょう！
Check予約ページを開いたとき、予約を確定しようとしたときにエラーになる場合は、こちらをご覧ください。
Check予約ページの時間枠が予約可能にならない、予約不可にならない場合は、こちらをご覧ください。

予約ページが問題なく表示できましたら、左上の「ダッシュボード」から最初の画面に戻れます。

作成した予約ページが表示されていることを確認しましょう。

お疲れさまでした！
これで予約ページの設定が完了となります。

予約ページから予約する流れ

お客様に予約ページのURLをお渡しする前に予約ができるか動作を確認してみましょう！

Tips複数人と日程調整をおこないたい場合には、こちらをご覧ください。
Tips予約ページでの空き時間の判定条件は、こちらをご覧ください。
Check予約ページから予約できない・エラーが表示される場合は、こちらをご覧ください。
Check予約ページの時間枠が予約可能にならない、予約不可にならない場合は、こちらをご覧ください。

１．予約ページのURLをコピーし、お客様にお渡しする。

※詳細は『予約ページURLをコピーし、お客様にお渡しする方法』をご覧ください。
 

２．お客様が予約ページから予約する。

※詳細は『予約ページから予約する流れ』をご覧ください。
 

３．予約確定メールが自動送付されます。

お客様、その予約の参加者、代理調整者（「会議に参加」にチェックなしのメンバー）に予約確定メールが送付されます。チャット通知を有効にしている場合は、チャットに通知されます。

 
Tips予約内容を確認したいときは、以下で確認してください。
・連携カレンダー上の予定（予約が確定した日時も確認可能）
・予約一覧
・予約確定メール
・チャットの通知内容　※チャット通知を有効にしている場合のみ
 
Tips予約を削除・キャンセルしたいときは、『【予約受付型】予約の変更・キャンセル』をご覧ください。

４．予約のリマインドメールが自動送付されます。

お客様、その予約の参加者に予約のリマインドメールが送付されます。予約を削除した場合は、送付されません。
※詳細は『【予約受付型】予約のリマインドメール』をご覧ください。

その他の便利機能

予約受付型には、便利な機能も備わっておりますので、ぜひお試しください。
 

予約一覧の確認・CSV出力
【予約受付型】予約一覧の確認・CSV出力

予約のキャンセル
【予約受付型】予約の変更・キャンセル
Check予約の変更はできませんので、予約日時を変更したい場合は、予約をキャンセル（削除）し、再度予約ページからご予約ください。

 
予約ページのお客様の入力項目を追加
【予約受付型】予約フォームの項目を設定

 
予約確定後に任意のメッセージを表示
【予約受付型】予約完了文（任意のメッセージ）を表示

 
お客様へのメール通知のカスタマイズ
【予約受付型】お客様へのメール通知をカスタマイズ

Chrome拡張機能から予約ページURLを簡単発行
【予約受付型】Chrome拡張機能で予約ページURLを簡単発行

 
予約確定時にチャット通知
【予約受付型】予約確定時にチャット通知

 
複数人と日程調整（3者間以上と日程調整）
【予約受付型】複数人調整ページの使い方
複数人調整の予約ページから候補日を登録する流れ

 
予約ページをコピー（複製）
予約ページをコピー（複製）する方法

 
一時的に予約ページを利用不可
【予約受付型】一時的に予約ページを予約不可にする

ぜひご活用くださいませ！