【予約受付型】予約ページの作成・編集方法

調整アポの予約受付型として、お客様（ゲスト）にお渡しする予約ページを作成・変更する手順です。
Tips予約受付型の概要についてはこちらをご確認ください。

操作手順

予約ページの設定画面について
予約ページの新規作成・変更する方法
「一般」項目の設定
「会議」項目の設定
「営業日時」項目の設定
「詳細設定」項目の設定
予約ページをお客様にお渡しする方法
予約ページURLを受けとったお客様（ゲスト）の操作方法
アポイントメントのリマインドメール
 
その他の便利機能
Chrome拡張機能から予約ページURLを発行
予約ページをコピー
一時的に予約ページを利用不可
予約ページのお客様に入力項目を追加
予約確定後に任意のメッセージを表示
予約確定時にチャット通知

予約ページの設定画面について

お客様にお渡しする予約ページを作成しましょう。
以下の設定画面にアクセスしてください。

予約ページの設定画面
https://scheduling.app.receptionist.jp/
Tips お気に入りに入れていただくと、次回以降のアクセスがしやすくなります。

予約ページ設定画面へのログイン画面が表示されます。
ご自身のRECEPTIONISTアカウント（メールアドレス、パスワード）を入力の上、「ログイン」を押してください。
Check 自分のアカウントへログインするには、RECEPTIONISTの利用登録が必要です。事前に利用登録の完了をお願いいたします。

これで予約ページ設定画面にログインできました。

予約ページの新規作成・変更する方法

予約ページ設定のダッシュボード画面から操作を行います。

予約ページを新規作成する方法

ダッシュボード画面で、「新規作成」ボタンを押しましょう。

予約ページの設定を変更する方法

ダッシュボード画面で、左上のタブを選択して、表示された予約ページの右側にある「詳細設定」ボタンを押しましょう。

「一般」項目の設定

予約ページの設定画面が開きますので、左側メニューの「一般」項目から設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

①予約受付ページタイトル

予約ページのタイトルになります。
お客様（ゲスト）が操作する予約ページに表示されますので、どんなアポイントメントに対する予約なのかを入力してください。
Tips 予約ページごとにアイコン画像も設定することも可能です。

②予約ページURL

お客様（ゲスト）にアクセスしていただくURLになります。
初期値はランダムなURLになっていますので、分かりやすいURLに変更することができます。
Check 他の予約ページURLと重複しないURLを指定してください。

③説明文

予約ページの説明文になります。
お客様（ゲスト）が操作する予約ページに表示されますので、概要や補足説明を入力してください。
Tips 改行して表示することも可能です。

④ご案内文テンプレート

予約ページURLをコピーする際にこちらで設定したご案内文も一緒にコピーすることができます。コピーした際に{予約ページURL}の箇所に予約ページのURLが入ります。
Check{予約ページURL}の入力は必須です。
Tips予約ページURLとご案内文を一緒にコピーする方法はこちら

⑤埋め込みコード

任意のWEBサイトにコードを埋め込むことで、そのサイト上に予約ページを表示させ、その場でご予約していただけます。
レスポンシブに対応させる場合は、以下のように設定してください。

<iframe width="100%" height="500px" style="overflow:scroll;"src="https://booking.receptionist.jp/xxxxxxxx" /></iframe>

※「height=”500px”」の数値で高さを変更できます。

⑤この予約ページを削除

この予約ページを削除することができます。
一度削除しますと復元できませんので、ご注意ください。
 

設定が終わりましたら、「変更を保存」ボタンを押して、設定を反映してください。

「会議」項目の設定

次に、左側メニューの「会議」項目に移って、設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

①会議形態

会議形態とWeb会議プラットフォームは、以下から選択できます。

会議形態の種類

Web会議プラットフォームの種類（Web会議の場合のみ選択可能）

②時間枠

チェックを付けた時間枠で、予約ページを作成することができます。
15分、20分、30分、40分、45分、60分、90分、120分、180分から選択していただけます。
時間枠ごとに予約ページのURLが異なり、お客様や用途に合わせて、該当の時間枠のURLを渡すことことができます。

Check5つ以上の時間枠を選択することはできません。1〜4つ以内で選択します。
Checkチェックを外すと、その時間枠の予約ページURLは無効になり、予約できない状態になります。
 

▼例)15分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/15min
▼例)60分の時間枠の予約ページ
https://booking.receptionist.jp/xxx/60min

③時間枠区切り

空き時間に無駄なく予約を入れるために、時間枠の区切りを設定することができます。
15分、20分、30分、60分、90分から選択していただけます。
（デフォルトは60分になります）

営業開始時間を起点として、選択した時間枠区切りの間隔で、時間選択枠が表示されます。

例）時間枠「60分」、営業時間の設定「9:00〜18:00」の場合

▼時間枠区切り「15分」の予約ページ

▼時間枠区切り「20分」の予約ページ

▼時間枠区切り「30分」の予約ページ

▼時間枠区切り「60分」の予約ページ

▼時間枠区切り「90分」の予約ページ

 

時間枠(60分)より時間枠区切り(90分)が長い時間のため、時間枠(60分)の間隔で、時間選択枠が表示されます。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

③会議室

予約確定時に、会議室を同時に確保したい場合には、事前に会議室の候補を指定できます。
Tips 会議室が不要な場合には、未指定のままでも問題ありません。

④メンバー

初期は個人用の予約ページの設定になっています。
Check 個人用の予約ページの場合、メンバーになっている社員のアカウントを削除しますと、予約ページも自動で削除されます。
 

スライダーをONにしていただくことで、チーム用の予約ページに設定できます。

チーム用の予約ページにすると、その予約ページに関連するメンバーを追加することができます。
メンバーを追加する場合には、「社員を追加」を押してください。
Check 追加したい社員は事前に利用登録が完了している必要があります。

社員を検索すると、その社員が連携しているツールが表示されます。

追加したメンバーを出席者として扱う場合には、「会議に参加」にチェックを付けてください。

メンバーの役割については、以下の通りです。

メンバーの権限については、以下の通りです。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

⑤参加ルール

以下から選択ができます。

▼全員が参加

▼誰か一人が参加

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

「営業日時」項目の設定

左側メニューの「営業日時」項目に移って、設定を確認していきましょう。

スタンダードプラン以上無料プラン（受付システム利用企業用）

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける曜日と曜日ごとの営業時間を指定できます。

Tips月曜日の営業時間を入力し「全てに反映」をクリックすると、他の曜日に同じ時間が入ります。
Check開始時間を終了時間より後、終了時間を開始時間より前に設定できません。
Check全ての曜日のチェックを外すことはできません。

 

▼例）月～金：09:00から18:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼例）月～金：10:00から17:00の場合

( 画像をクリックすると拡大表示します )

②休日の扱い

祝日は予約できないようにすることが可能です。

 
▼チェック有りの場合、予約ページ上の祝日が選択できません。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

③予約可能範囲

以下から選択ができます。
 

Item Name	Detail
現在日時に対して何日後から何日後まで予約できるか指定	現在から起算して、何日後から何日後までの間、予定可能にするか指定ができます。「最短〇日後」「最長〇日後」を選択してください。 Tips最短は「現在時刻~7日まで」　最長は「8日~60日まで」から選択できます。 (画像をクリックで拡大表示します)   例）最短 2日 後から予約できるようにする場合 設定した日が2月8日の場合、2日後の2月10日以降が予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。   例）最長 10日 後まで予約できるようにする場合 設定した日が2月8日の場合、10日後の2月18日までが予約ページ上で空き時間として予約が入れられます。
予約可能な範囲を日時で指定	予約可能な範囲を日時で指定ができます。指定した期間予約可能です。 「開始日」と「終了日」を入力してください。 Check開始日を終了日より後にできません。終了日を開始日より前にできません。 Check終了日と開始日の間を60日間以上にできません。 (画像をクリックで拡大表示します)

( 画像をクリックすると拡大表示します )

 

①営業時間の設定

予約を受け付ける開始時間・終了時間を指定できます。

 

②休日の扱い

土日・祝日は予約できないようにすることが可能です。

「詳細設定」項目の設定

左側メニューの「詳細設定」項目に移って、設定を確認していきましょう。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

①バッファ

確定している予定の前後に、予約を入れられない時間帯を指定できます。
次の予定への移動や準備などがある場合に、指定してください。

例）バッファ60分の設定で、11:00～12:00に既に予定が入っている場合
前後60分はバッファとして、予定が入れられません。
そのため、10:00～13:00の間が、予定が入れられない時間帯になります。

②バッファ用カレンダー予定の自動作成

確定した予定の前後に他の予定を入れられないよう、予約ページから予約が確定されたタイミングで、バッファ予定を自動的に連携カレンダー上に作成できます。
Checkエンタープライズプラン以上の機能になります。

 
例）
・確定予約の前に[30分]のバッファ用予定作成
・確定予約の後に[60分]のバッファ用予定作成
の場合、連携カレンダー上には以下のように予定が作成されます。

Tips [バッファ]と[バッファ用カレンダー予定の自動作成]の組合せの設定など、詳しくは こちら をご参照ください。

③空き時間判定キーワード

設定したキーワードが、連携カレンダーの予定タイトル(先頭)に含まれている場合に、その予定は空き時間と扱うことができ、予約が入れれるようになります。ㅤㅤ
※連携カレンダー上、「参加」と返答している予定の時間帯でも「予約可能」となります
※キーワードは最大10個まで登録できます。

Tips 空き時間判定キーワード以外に、連携カレンダーの予定に対する返答によっても、自動的に空き時間を判定されます。詳しくは こちら をご参照ください。

設定変更が終わりましたら最後に、「変更を保存」ボタンを押してください。

念のため、実際に予約ページが表示できるか確認してみましょう！
上部にある予約ページURLをクリックするとURLがコピーされるので、表示してください。

Check もし予約ページが表示できない場合、設定や参加者の中に、カレンダーやZoomと連携していないメンバーが含まれている可能性があります。

予約ページが問題なく表示できましたら、左上の「ダッシュボード」から最初の画面に戻れます。

作成した予約ページが表示されていることを確認しましょう。

お疲れさまでした！
これで予約ページの設定が完了となります。

予約ページをお客様にお渡しする方法

予約ページの設定ができたら、次にその予約ページのURLをお客様（ゲスト）にお渡ししましょう。

ダッシュボード画面を表示してください。

会議項目でチェックを入れた時間枠が、プルダウンから選択できます。
お渡ししたい予約ページの時間枠を選択しましょう。

右側の∨ボタンを押すと、固定URLかワンタイムURLを切替えることができます。

固定URLとは？

「一般」項目で設定した、予約ページURLになります。
何回でも予約確定できるURLになりますので、常にこのURLから予約を受付けたいシーンでご活用いただけます。

ワンタイムURLとは？

ランダムな文字列でURLが発行され、そのURLから1度でも予約が確定すると、利用できなくなるURLです。
固定URLを教えたくなくて、1回限りで予約を受付けたいシーンでご活用いただけます。

時間枠などを選択後に、URL種別（固定URL・ワンタイムURL）を押してください。
ワンタイムの場合、クリックする度に新しいURLが生成されます。
クリップボードに、指定した時間枠の予約ページURLがコピーされますので、このURLをお客様に個別にお渡ししてください。

お客様がそのURLにアクセスすると、設定した予約ページが表示されます。
この予約ページから、お客様のご都合のいい日時を選択して予約をしていただきます。

予約ページURLを受けとったお客様（ゲスト）の操作方法

発行された予約ページURLをお客様が受け取った後、その予約ページからお客様のご都合の良い日時を選択して、予約をしていただきます。

具体的な操作イメージは こちら ご覧ください。

アポイントメントのリマインドメール

アポイントメント当日の朝7時に、担当者とお客様宛にそれぞれにアポイントメントのリマインドメールが配信されます。
Checkリマインドメールは停止できません。
 
▼お客様 宛て
メールタイトル
[貴社名]本日の{往訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間}[RECEPTIONIST]
例）[テスト株式会社]本日の往訪予定のリマインド: [AM]10:30[RECEPTIONIST]  
 
▼担当者 宛て
メールタイトル
本日の{来訪・アポイントメント・Web会議}予定のリマインド: {開始時間} {お客様の会社名}:{お客様名}[RECEPTIONIST]
例）本日の来訪予定のリマインド: [AM]10:30 テスト株式会社:山田太郎様[RECEPTIONIST]

その他の便利機能

予約受付型には、便利な機能も備わっておりますので、ぜひお試しください。

Chrome拡張機能から予約ページURLを発行

調整アポのChrome拡張機能をインストールすることによって、この予約ページ設定画面にログインすることなく、Chrome上からいつでも予約ページのURLを発行することができます。

具体的な使い方は こちら をご覧ください。

予約ページをコピー

ダッシュボード画面のタブ「自分が参加」または「代理調整」で、コピーしたい予約ページの右端の「・・・」から「予約ページをコピー」をクリックします。予約ページの内容がコピーされ、新規予約ページが作成されます。

Checkタブ「全て」の予約ページはコピーできません。
Check自分がメンバーの予約ページのみコピーできます。
Checkチーム用予約ページ上限を超えてコピーできません。
 

一時的に予約ページを利用不可

ダッシュボード ＞ 詳細設定より、上部にある「公開中」のボタンを押してください。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

停止中になって、その予約ページは利用できなくなります。

( 画像をクリックすると拡大表示します )

もし、お客様がその予約ページのURLにアクセスされても、利用できない表示になります。

再度、「停止中」のボタンを押していただくと、「公開中」に切り替わりますので、一時的に予約ページを利用不可にすることができます。

予約ページのお客様の入力項目を追加

予約ページで、お客様が入力する項目は「氏名」「会社名」「メールアドレス」が基本ですが、用途に合わせて項目を追加することができます。

具体的な設定方法は、こちら をご覧ください。

例えば、以下のような項目を追加して、打合せ前にお客様の状況などを把握することが可能になります。

予約確定後に任意のメッセージを表示

お客様が日時を確定後に、画面上やご案内メールに任意のメッセージを表示することができます。
 
具体的な設定方法は、こちら をご覧ください。

例えば、それぞれのタイミングで用途にあったメッセージを表示することが可能になります。
 

▼予約確定時に予約ページ上に表示

( 画像をクリックすると拡大表示します )

▼お客様に送られる案内メールに表示

( 画像をクリックすると拡大表示します )

予約確定時にチャット通知

チーム用の予約ページで予約確定時にメールだけでなく、チャットでの通知も可能です。
 
具体的な設定方法はこちらをご覧ください。
 

予約確定時に以下のような通知が届きます。
 

▼Slack

▼Chatwork

▼Microsoft Teams

▼Google Chat

ぜひご活用くださいませ！