【予約受付型】予約ページ設定例：インサイドセールスが商談の日程を代理調整

インサイドセールスが商談の日程を代理調整する場合の予約ページの設定例をご紹介します。

予約ページで日程調整するメリット

  • お客様が予約ページからすぐに日程を確定できる（メールのやり取りが減る）
    →お客様がアポを入れやすくなり、離脱を防止！
    →日程確定までのスピードUPし、顧客満足度が向上！
  • 日程調整に必要な作業が自動化される
    →人的ミスの防止！
    →業務効率が向上し、営業活動にリソースを割ける！
    →調整中の仮予定でカレンダーが埋まる心配がない

予約ページの作成方法と設定例

商談の種類ごとや営業組織ごとに、チーム用の予約ページを作成します。

例）サービスごとに予約ページを作成する場合
・サービス１（担当者：Aさん、Bさん、Cさん）用のチーム用予約ページを1ページ作成
・サービス２（担当者：Dさん、Eさん、Fさん）用のチーム用予約ページを1ページ作成

1. 「新規予約ページ作成」をクリック

調整アポ画面にログインします。



2. 「一般」メニューを設定



項目 説明と設定例
①予約ページタイトル
（必須）		 予約ページ上部に表示される「アイコン」と「タイトル」になります。
「タイトル」に企業名、サービス名などを入れ、「アイコン」に企業やサービスのアイコン画像などを設定し、何の予約ページなのか分かりやすくしましょう。

▼例
[〇〇]オンライン相談のご予約フォーム
※〇〇はサービス名

②予約ページURL URLに、企業名、サービス名、用途などを入れましょう。
URLは以下構成になっており、{予約ページURL}を指定できます。
https://booking.receptionist.jp/{予約ページURL}/{時間枠}min
※英数字・ハイフン・アンダースコアのみ。255文字以内。
※他の「予約ページURL」と重複不可。

▼例
servicename_meeting

③説明文 予約ページのタイトル下に表示される説明文になります。
予約ページ上で、お客様にお伝えしたい内容を設定しましょう。

▼例
こちらは〇〇のオンライン相談予約フォームになります。
ご希望の日時をご選択くださいませ。
ご予約日時になりましたら、日程確定メール（自動返信）のZoom URLよりご参加ください。
※〇〇はサービス名

④ご案内文テンプレート ダッシュボードから予約ページURLをコピーする際に、設定したご案内文も一緒にコピーすることができます。

▼例
以下の日程調整用URLより、ご都合の良い日時をご予約いただけないでしょうか。
{予約ページURL}

Tips

予約ページURLとご案内文を一緒にコピーする方法

「変更を保存」をクリックします。

3. 「会議」メニューを設定



項目 説明と設定例
①会議形態
Web会議プラットフォーム
（必須）		 お客様が来訪、Web会議など、状況に合わせて会議形態を選択しましょう。

■会議形態
・来訪：RECEPTIONIST受付システムの「受付コード」を自動発行（RECEPTIONIST受付システムご利用の場合のみ選択可能）
・Web会議：「Web会議URL」を自動発行
・その他：「受付コード」と「Web会議URL」の自動発行なし

■Web会議プラットフォーム（会議形態「Web会議」選択時のみ）
・Google Workspace連携：Google Meet、Zoom、Webex のうち1つ
・Microsoft365連携：Microsoft Teams、Zoom、Webex のうち1つ
・Garoon連携：Zoom、Webex のうち1つ
※Zoom、Webexが表示されない場合は、
Zoom連携、
Webex連携
を行ってください。

▼例
・会議形態：Web会議
・Web会議プラットフォーム：Zoom

②時間枠
（必須）		 お打ち合わせの時間を選択します。

▼例
30分、60分

③時間枠区切り この後設定する「営業時間」の開始時間を起点として、「時間枠区切り」の間隔で時間枠が表示されます。
予約可能な時間枠を増やしたい場合は、「②時間枠」よりも短く設定しましょう。

時間枠60分の場合の表示例：
・15分区切り：**:00、**:15、**:30、**:45 開始
・30分区切り：**:00、**:30 開始
・60分区切り：**:00 開始

▼例：60分

Tips
詳細は

『「会議」項目の設定』の『③時間枠区切り』
④会議タイトル 以下に反映されるため、わかりやすいタイトルを設定しましょう。
・予約一覧のタイトル
・連携しているカレンダー上に作成される予定名
・担当者／お客様へのメール本文内タイトル
※お客様へのメールに添付のicsファイルには反映されません。

▼例
オンライン相談：{お客様の会社名}：{お客様の氏名}様

⑤公開設定 以下の公開設定に反映されます。
・連携カレンダー上に作成される予定
・会議形態が「来訪」の場合：RECEPTIONIST管理画面のアポ一覧

▼例：公開

⑥会議室候補一覧 予約確定時に会議室を自動予約したい場合に設定します（最大5室まで）。
選択した会議室が1つ以上空いている時間帯のみ予約可能です。
全て埋まっている時間帯は予約不可になります。

▼例
テスト会議室B、テスト会議室C、テスト会議室D、テスト会議室E



項目 説明と設定例
⑦チーム用
（必須）		 他の社員も追加するため、「チーム用」はオンにします。

▼例
チーム用「ON」

⑧参加ルール
（必須）		 参加ルールを設定し、営業リソースを効率的に配分します。

・全員が参加：
　「会議に参加」にチェックありのメンバー全員が参加

・誰か一人が参加（メンバー一覧順）：
　「会議に参加」にチェックありのメンバーが、上から順に優先して1名参加

・誰か一人が参加（ランダム）：
　「会議に参加」にチェックありのメンバーがランダムで1名参加

・さらに詳細な参加ルール：
　必須参加者、任意参加者、代理調整者を設定可能。任意参加者には参加人数と「優先度順／ランダム」を指定できます。

▼例
誰か1人が参加（ランダム）

⑨メンバー
（必須）		 ・予約ページを管理するインサイドセールスを追加し、「会議に参加」のチェックを外します。
・商談に参加するフィールドセールスを追加し、「会議に参加」にチェックをします。

※「さらに詳細な参加ルール」の場合：
　- 必須参加者・任意参加者 →「会議に参加」
　- 代理調整者 →「会議に参加」しない

▼例
山田太郎（インサイドセールス）　「会議に参加」しない
佐藤二郎（フィールドセールス）　「会議に参加」する
鈴木三郎（フィールドセールス）　「会議に参加」する
田中花子（フィールドセールス）　「会議に参加」する

「変更を保存」をクリックします。

4.「営業時間」メニューを設定します。



項目 説明と設定例
①営業時間の設定
（必須）		 予約を受け付ける曜日と時間を指定します。

▼例
月～金　09:00～18:00

②祝日の扱い 祝日は予約不可に設定できます。

▼例
「祝日は予約できないようにする」にチェックあり

③予約可能範囲
（必須）		 予約を受け付ける期間を以下のいずれかで指定します：

・現在日時に対して何日後から何日後まで予約できるか指定
　予約ページにアクセスした日から起算して、最短〜最長日数で範囲指定します。

・最短営業日の何営業日後から何営業日後まで予約できるか指定
　準備期間を確保したい場合におすすめです。

・予約可能な範囲を日付で指定
　カレンダーの日付で期間を直接指定します。

▼例
「最短営業日の何営業日後から何営業日後まで予約できるか指定」
　最短「1日」後から予約できるようにする
　最長「30日」後まで予約できるようにする

「変更を保存」をクリックします。

5.「詳細設定」メニューを設定します。



項目 説明と設定例
①バッファ
バッファ用カレンダー予定の自動作成		 ・予定の前後「〇分」は予約できないようにする
　連続商談や会議の詰め込みを防ぐことができます。

・確定予約の前に「〇分」のバッファ用予定作成
・確定予約の後に「〇分」のバッファ用予定作成
　予約の前後に他の予定を入れられないよう、カレンダー上にバッファ予定を自動作成します。

▼例
予定の前後「15分」は予約できないようにする

②空き時間判定キーワード カレンダー上で作業時間を確保しているが予約を入れてもいい場合は、
「空き時間判定キーワード」を設定し、
そのキーワードをカレンダーの予定タイトルの先頭に追加しましょう。
その予定は空き時間として判定されます。

▼例
★、[調整可]、[予約可]

③お客様側での日程変更・キャンセル お客様への予約確定メールに「アポイントメントの変更、キャンセル」ボタンが表示され、
お客様が予約をキャンセルできるようになります。
直接キャンセルのご連絡をいただきたい場合は「無効」にします。

▼例
無効

「変更を保存」をクリックします。

6.「フィールド設定」の設定


フィールド設定画面

項目 説明と設定例
フィールド一覧 予約フォームに表示させるフィールドを設定します。
事前に確認したい事項を追加しましょう。
商談の機会を設定することを優先する場合は、離脱されないよう、項目は少なめにしましょう。

▼例
・電話番号（テキストフィールド、必須）
・相談したいこと（テキストエリア、任意）
・個人情報保護方針同意（「自社の個人情報保護方針に同意させる」にチェックあり）

「変更を保存」をクリックします。

7.「予約完了文」の設定


予約完了文設定画面

項目 説明と設定例
任意の文章を表示する 予約ページの予約完了画面に表示させる文章を設定します。

▼例
ご予約いただき、誠にありがとうございます。
日程確定メール（自動送信）の内容をご確認ください。
メールが見当たらない場合は、〇〇までご連絡ください。

「変更を保存」をクリックします。

8.「社内チャット」の設定

※Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Google Chatをご利用の場合にのみ設定が必要です。


社内チャット設定画面

項目 説明と設定例
チャット通知 予約があった際にチャンネル・チャネル・スペースで通知を受け取ることができます。
事前に

『チャット通知の事前設定』
が必要です。

▼例
・有効にする：チェックあり
・通知先チャット：Slack
・通知先channel名：指定のチャンネルに通知する、test

「変更を保存」をクリックします。

9.「予約完了メール」の設定


予約完了メール設定画面1

( 画像をクリックすると拡大表示します )


予約完了メール設定画面2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

項目 説明と設定例
お客様へのメールの件名 予約確定時にお客様に送付される予約確定メールの件名を設定します。

▼例
[{自社の会社名}]オンライン相談の日程が確定しました[調整アポ]

お客様へのメールのリード文 予約確定時にお客様に送付される予約確定メールのリード文を設定します。

▼例
オンライン相談をご予約いただき、ありがとうございます。
以下予約内容をご確認いただけますと幸いです。
※本メールは送信専用です

「変更を保存」をクリックします。

10.「リマインドメール」の設定


リマインドメール設定画面1

( 画像をクリックすると拡大表示します )


リマインドメール設定画面2

( 画像をクリックすると拡大表示します )

項目 説明と設定例
メール送信有無 お客様と担当者の両方にリマインドメールを送付するか選択します。

▼例
「リマインドメールを送る」にチェックあり

メール送信時間 リマインドメールの送付時間を設定します。

▼例
当日の7:00

お客様へのメールの件名 お客様に送付されるリマインドメールの件名を設定します。

▼例
[{自社の会社名}]本日のオンライン相談のリマインド[調整アポ]

お客様へのメールのリード文 お客様に送付されるリマインドメールのリード文を設定します。

▼例
ご予約いただきましたオンライン相談が当日となりましたので、
再度ご連絡させていただきます。
※本メールは配信専用です

「変更を保存」をクリックします。

11.「お客様へのメール」メニューの設定

「共通項目のカスタマイズ」から、お客様に送信されるメール内容を編集できます。


共通項目のカスタマイズ

項目 説明と設定例
お客様へのご案内 お客様への予約確定メール・リマインドメールに記載される「お客様へのご案内」を設定します。未設定の場合は、メールにこの項目自体が表示されません。

▼例
ご予約いただき、誠にありがとうございます。
ご予約のお時間になりましたら、WEB会議URLからご入室ください。

担当者 お客様への予約確定メール・リマインドメールに記載される「担当者」を設定します。

▼例
{自社の会社名}
{自社の担当者全員の氏名}

ご連絡先 お客様への予約確定メール・リマインドメールに記載される「ご連絡先」を設定します。

▼例
ご予約に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。
******@***.co.jp

ロゴ お客様への予約確定メール・リマインドメールのヘッダー・フッターのロゴ画像を設定します。

  • 推奨サイズ：横250px × 縦100px（サイズ外はリサイズ）
  • 容量：5MBまで
  • 対応形式：JPEG、JPG、GIF、BMP
Checkプレミアムプランのみの機能です。

▼例

メール用ロゴ

設定後は「変更を保存」をクリックしてください。

12.Salesforce連携のご案内

エンタープライズプラン以上の場合は、Salesforceと連携し、予約確定時に以下が可能です。

  • 新規のお客様として、リードを新規作成
  • 既存のお客様として、既存のリードまたは取引先責任者に行動を新規作成

さらにプレミアムプランでは以下も可能です。

  • 【予約フォームの入力フィールド】と【Salesforce上のフィールド】の連携
    予約フォームに入力された値を、対応するSalesforceのリードのフィールドに保存

ご希望の場合は、以下をご参照ください：
『Salesforce連携方法』

設定完了後の確認

以上で設定は完了です。
早速予約ページから予約を試してみましょう。

参考

予約ページURLをコピーし、お客様にお渡しする方法

不明点がある場合は、お気軽にお問い合わせください。

右上の「お問い合わせ方法」ボタンから、チャット・メール・フォームなどの各種お問い合わせが可能です。